CANAL DE SIGNALEMENT
Chez KOROSHI, nous veillons au respect de la légalité, de la réglementation interne et des principes établis dans notre entreprise. C'est pourquoi nous mettons à disposition des outils permettant de détecter et de prévenir les comportements non conformes à nos valeurs. Le succès de notre société repose sur l'intégrité et la conformité. C'est pourquoi notre service RH gère notre Canal de signalement, totalement impartial et confidentiel, permettant de transmettre des sujets tels que :
· Harcèlement sexuel, harcèlement au travail et/ou discrimination
· Soupçons d'autres infractions aux lois en vigueur, aux règlements juridiques, à d'autres dispositions étatiques ou actes juridiques directs de l'Union européenne
· Risques pour les droits humains et l'environnement susceptibles d'être attribués à l'entreprise
· Autres comportements pouvant constituer un abus de droit de la part de l'entreprise ou de ses fournisseurs
I. INTRODUCTION, OBJET ET CHAMP D'APPLICATION
Il a pour objectif d'établir un canal interne pour le signalement d'éventuelles infractions réglementaires, de violations des politiques internes et/ou éthiques, et d'instaurer un régime de protection du lanceur d'alerte, conformément à la loi espagnole 2/2023 du 20 février, régissant la protection des personnes qui signalent des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption.
Ce canal est un mécanisme qui permet aux salariés et aux autres parties intéressées de signaler tout type de comportement illégal ou contraire à nos valeurs et à nos principes éthiques, sans crainte de représailles, en renforçant la culture de l'information, les infrastructures d'intégrité des organisations et la promotion de la culture de l'information ou de la communication comme mécanisme de prévention et de détection des menaces pour l'intérêt public. Ainsi, on cherche à promouvoir une culture de transparence, d'intégrité et de responsabilité dans notre organisation, tout en protégeant les salariés qui décident de faire un signalement de bonne foi.
II. CANAL DE SIGNALEMENT
Le Canal de signalement est placé sous la responsabilité du responsable du système interne du Canal, et dispose de divers gestionnaires selon le domaine de l'information reçue.
Le responsable du système se chargera de :
• La réception, l'enregistrement et la gestion des signalements reçus par l'intermédiaire du canal de signalement.
• La désignation de la personne ou de l'équipe chargée de l'enquête sur les signalements reçus.
• La garantie de la protection des lanceurs d'alerte et de la confidentialité des signalements reçus.
• L'évaluation de la véracité et de la crédibilité des signalements reçus.
• La prise de décisions sur les mesures appropriées en fonction des résultats de l'enquête.
• Le suivi et la révision périodique du processus de gestion des signalements et de la politique interne de l'entreprise.
• L'élaboration de rapports et de recommandations destinés à la direction générale concernant les signalements reçus et les mesures adoptées.
Les lanceurs d'alerte entrant dans le champ d'application de la loi peuvent effectuer leurs signalements par les moyens suivants :
· Lien vers le canal de signalement en ligne : https://compliance.legalsending.com/canal/?C=4860789019017098
· Code QR :
· Envoi d'un courrier électronique à l'adresse suivante :canalcomunicacion@koroshi.tv
· Courrier postal adressé aux RH ; Responsable du Système interne d'information, de l'entreprise.
À la demande du lanceur d'alerte, au moyen d'une demande adressée au responsable du Système, la communication pourra être effectuée lors d'une réunion en présentiel.
III. PERSONNES AUTEURES DU SIGNALEMENT
Le canal pourra être utilisé par :
1. Les personnes ayant la qualité de salariés ou de travailleurs salariés.
2. Les travailleurs indépendants collaborateurs (freelance).
3. Les actionnaires, associés et personnes appartenant à l'organe d'administration, de direction ou de supervision de l'entreprise, y compris les membres non exécutifs.
4. Toute personne travaillant pour ou sous la supervision et la direction de contractants, sous-traitants et fournisseurs.
5. Autres
Il est important de souligner que les signalements effectués par l'intermédiaire du canal de signalement doivent être de bonne foi, c'est-à-dire qu'ils doivent être étayés par des preuves et des faits concrets.
IV. FAITS SUSCEPTIBLES DE SIGNALEMENT
Le canal sera uniquement utilisé pour avertir l'entreprise des aspects suivants :
A. Toute action ou omission pouvant constituer une infraction au droit de l'Union européenne, à condition que :
1.º Elles entrent dans le champ d'application des actes de l'Union européenne énumérés en annexe de la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019, relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union, indépendamment de la qualification qu'en fait l'ordre juridique interne.
2.º Elles affectent les intérêts financiers de l'Union européenne tels qu'ils sont prévus à l'article 325 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne (TFUE) ; ou
3.º Elles ont une incidence sur le marché intérieur, tel qu'il est prévu à l'article 26, paragraphe 2, du TFUE, y compris les infractions aux règles de l'Union européenne en matière de concurrence et d'aides accordées par les États, ainsi que les infractions relatives au marché intérieur en lien avec les actes qui enfreignent les règles de l'impôt sur les sociétés ou avec des pratiques dont la finalité est d'obtenir un avantage fiscal qui dénature l'objet ou la finalité de la législation applicable à l'impôt sur les sociétés.
B. Actions ou omissions susceptibles de constituer une infraction pénale ou administrative grave ou très grave*.
*En tout état de cause, sont considérées comme comprises toutes les infractions pénales ou administratives graves ou très graves entraînant un préjudice économique pour le Trésor public et pour la Sécurité sociale.
Le lanceur d'alerte devra fournir au minimum la référence au champ subjectif de l'infraction (matière ou réglementation enfreinte : droit de l'Union européenne ; infraction pénale ; ou infraction administrative) ; et une description des faits faisant l'objet de la communication (information pertinente sur ce qui s'est produit), la plus détaillée possible, en joignant la documentation dont il pourrait disposer, le cas échéant.
De même, il peut fournir ses nom et prénoms, et un numéro de téléphone de contact, s'il ne choisit pas d'effectuer cette communication de manière anonyme.
S'il connaissait l'identité de la personne responsable de l'irrégularité signalée, ou s'il avait porté ces faits à la connaissance d'un autre organe ou entité par l'intermédiaire d'un canal externe, il pourra également fournir ces informations.
V. PROCÉDURE DE SIGNALEMENT
L'entreprise s'engage à enquêter sur tous les signalements d'éventuelles infractions ou manquements reçus par l'intermédiaire du canal de signalement.
L'entreprise désignera une personne ou une équipe comme responsable du système d'information ou canal de signalement, chargée de la réception, de l'enregistrement et de la gestion des signalements reçus par l'intermédiaire du canal de signalement.
Le responsable du Système exercera ses fonctions de manière indépendante et autonome par rapport aux autres organes de l'entité ou de l'organisme, ne pourra recevoir d'instructions d'aucune sorte dans leur exercice, et disposera de tous les moyens humains et matériels nécessaires pour les mener à bien.
Tous les signalements feront l'objet d'une enquête de manière impartiale et confidentielle, et des mesures appropriées seront prises en fonction des résultats de l'enquête, destinées à la protection du lanceur d'alerte.
L'entreprise s'engage à informer le lanceur d'alerte de l'état de l'enquête et des mesures adoptées, dans la mesure du possible et sans compromettre la confidentialité et la protection du lanceur d'alerte, pouvant solliciter des informations complémentaires aux faits communiqués par l'intermédiaire du canal.
À la demande du lanceur d'alerte, le signalement pourra également être présenté lors d'une réunion en présentiel dans un délai maximal de sept jours pour effectuer une communication. Cette réunion sera enregistrée dans les conditions établies par la loi. Sans préjudice des droits qui lui reviennent conformément à la réglementation sur la protection des données, le lanceur d'alerte se verra offrir la possibilité de vérifier, de rectifier et d'accepter par sa signature la transcription de la conversation.
En outre, l'entreprise s'engage à assurer un suivi de tous les signalements reçus et des mesures adoptées afin de garantir l'efficacité de cette politique et d'améliorer continuellement le processus.
Les communications effectuées par l'intermédiaire du système d'information pourront être anonymes.
Les communications reçues seront acceptées dans un délai maximal de 7 jours et gérées dans un délai maximal de 3 mois, sauf cas d'une complexité particulière nécessitant une prolongation du délai, auquel cas celui-ci pourra être prolongé jusqu'à un maximum de trois mois supplémentaires.
Toute information sera transmise immédiatement au Ministère public lorsque les faits pourraient être, à titre d'indice, constitutifs d'un délit. Dans le cas où les faits affectent les intérêts financiers de l'Union européenne, ils seront transmis au Parquet européen.
Outre ce Canal interne, il existe d'autres canaux externes mis en place par les autorités compétentes, pour communiquer également les actions ou omissions pouvant constituer des infractions, dans les domaines indiqués ci-dessus. Parmi ces canaux figurent :
Canaux étatiques ou régionaux :
· Service national de coordination antifraude
· Parquet contre la corruption et la criminalité organisée
· Autorité indépendante de protection du lanceur d'alerte* :
* La loi espagnole 2/2023 établit la création spécifique de ce canal externe d'information, et la nomination d'une Autorité indépendante de protection du lanceur d'alerte. Les personnes indiquées ci-dessus (« lanceurs d'alerte ») pourront communiquer devant cette Autorité, ou devant les autorités ou organes régionaux correspondants, la commission de toute action ou omission visée à la rubrique « communications », soit directement, soit après avoir effectué ladite communication par l'intermédiaire de ce Canal interne d'information. (INFORMATIONS D'ACCÈS À CE CANAL EXTERNE PAS ENCORE DISPONIBLES)
Canaux européens
· Office européen de lutte antifraude (OLAF)
VI. PROTECTION DES LANCEURS D'ALERTE
Nous nous engageons à protéger les personnes qui signalent des infractions ou des manquements, conformément à la loi espagnole 2/2023.
Les personnes qui communiquent ou révèlent des infractions auront droit à une protection contre les représailles dès lors que les circonstances suivantes sont réunies :
1. Elles ont des motifs raisonnables de croire que l'information signalée est véridique au moment de la communication ou de la révélation, même si elles n'apportent pas de preuves concluantes, et que ladite information entre dans le champ d'application de la loi.
2. La communication ou la révélation a été effectuée conformément aux exigences prévues par la loi.
Sont expressément interdits les actes constitutifs de représailles, y compris les menaces de représailles et les tentatives de représailles contre les personnes qui présentent une communication conformément aux dispositions de la loi.
On entend par représailles toute action ou omission interdite par la loi, ou qui, de manière directe ou indirecte, suppose un traitement défavorable plaçant les personnes qui la subissent dans une situation de désavantage particulier par rapport à une autre dans le contexte professionnel, du seul fait de leur qualité de lanceur d'alerte, ou pour avoir effectué une révélation publique.
Pendant l'instruction du dossier, les personnes concernées par la communication auront droit à la présomption d'innocence, au droit de la défense et au droit d'accès au dossier dans les conditions prévues par la présente loi, ainsi qu'à la même protection que celle établie pour les lanceurs d'alerte, leur identité étant préservée et la confidentialité des faits et des données de la procédure étant garantie.
L'Autorité indépendante de protection du lanceur d'alerte, A.A.I., pourra, dans le cadre des procédures de sanction qu'elle instruit, adopter des mesures provisoires dans les conditions prévues à l'article 56 de la loi 39/2015 du 1er octobre, relative à la procédure administrative commune des administrations publiques.
Sont expressément exclues de la protection prévue par la loi les personnes qui communiquent ou révèlent :
1. Des informations contenues dans des communications ayant été déclarées irrecevables par un canal interne d'information ou pour l'une des causes prévues par la loi.
2. Des informations liées à des réclamations portant sur des conflits interpersonnels ou n'affectant que le lanceur d'alerte et les personnes visées par la communication ou la révélation.
3. Des informations déjà entièrement accessibles au public ou constituant de simples rumeurs.
4. Des informations se rapportant à des actions ou omissions ne relevant pas du champ d'application de la loi.
VII. CONFIDENTIALITÉ ET PROTECTION DES DONNÉES
Les données personnelles faisant l'objet d'un traitement, les documents fournis et toute autre information communiquée dans le signalement contenant des informations personnelles seront traités de manière confidentielle par les responsables du canal de signalement/d'alerte, dans le but de respecter l'obligation d'enquêter sur le signalement présenté et de le gérer, ainsi que de se conformer aux obligations légales établies par la loi espagnole 2/2023 du 20 février, régissant la protection des personnes qui signalent des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption.
Aucune donnée personnelle dont la pertinence n'est pas manifeste pour traiter une information spécifique ne sera collectée ou, si elle est collectée par accident, elle sera supprimée sans retard indu.
Le traitement des données personnelles sera réalisé en veillant au respect de la loi espagnole 2/2023 du 20 février, régissant la protection des personnes qui signalent des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption, du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, de la loi organique 3/2018 du 5 décembre, relative à la protection des données personnelles et à la garantie des droits numériques, et de la loi organique 7/2021 du 26 mai, relative à la protection des données personnelles traitées à des fins de prévention, de détection, d'enquête et de poursuite des infractions pénales et d'exécution des sanctions pénales.
L'accès aux données personnelles contenues dans le système d'information interne sera limité à :
a) Le responsable du Système et la personne qui le gère directement.
b) Le responsable des Ressources humaines ou l'organe compétent dûment désigné, uniquement lorsque l'adoption de mesures disciplinaires à l'encontre d'un travailleur pourrait s'avérer pertinente.
c) Le responsable des services juridiques de l'entité ou de l'organisme, si l'adoption de mesures légales en lien avec les faits relatés dans la communication s'avérait pertinente.
d) Les sous-traitants du traitement éventuellement désignés.
e) Le délégué à la protection des données.
Les données pourront être portées à la connaissance du Service juridique, des avocats, des organes judiciaires et des forces et corps de sécurité de l'État au cas où l'une des informations reçues serait susceptible d'être considérée comme un délit ou une infraction légale de quelque type que ce soit.
Base légale du traitement : Le traitement des données personnelles, dans les cas de communications internes, sera réputé licite en vertu des dispositions des articles 6.1.c) du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, 8 de la loi organique 3/2018 du 5 décembre, et 11 de la loi organique 7/2021 du 26 mai, lorsque, conformément aux dispositions des articles 10 et 13 de la loi, la mise en place d'un système interne d'information est obligatoire. Si elle n'était pas obligatoire, le traitement sera présumé fondé sur l'article 6.1.e) dudit règlement. Le traitement des données personnelles dans les cas de canaux de communication externes sera réputé licite en vertu des dispositions des articles 6.1.c) du règlement (UE) 2016/679, 8 de la loi organique 3/2018 du 5 décembre, et 11 de la loi organique 7/2021 du 26 mai.
Droits de la personne concernée : accès, rectification, suppression, limitation, portabilité et opposition, gratuitement par courrier électronique à : canalcomunicacion@koroshi.tv dans les cas légalement prévus.
Conservation : Les données seront conservées pendant le délai légal établi pour l'instruction du dossier (3 mois) et pendant le temps nécessaire à l'exercice d'actions légales ou s'il était nécessaire de conserver une trace de la gestion du canal. La personne concernée a par ailleurs le droit de présenter une réclamation auprès de l'AEPD sur www.aepd.es afin de solliciter la protection de ses droits.
VIII. COMMUNICATION ET SENSIBILISATION
Des formations périodiques et des campagnes de sensibilisation seront menées afin de favoriser une culture d'intégrité et de transparence, et d'informer les salariés et les autres parties intéressées sur le canal de signalement.
L'entreprise s'engage à diffuser cette politique auprès de tous les salariés et parties intéressées, et à l'actualiser régulièrement pour garantir sa conformité avec les lois et réglementations applicables.
Juin 2023.
