Canal d'informateur
POLITIQUE INTERNE DE
CANAL DES INFORMATEURS
POLITIQUE INTERNE DE
CANAL DES INFORMATEURS
Chez KORÖSHI, nous sommes soucieux de respecter la loi et le règlement intérieur ainsi que les principes établis dans notre entreprise. Pour cette raison, nous fournissons des outils pour détecter et prévenir les comportements qui ne correspondent pas à nos valeurs. Le succès de notre entreprise repose sur l'intégrité et la conformité. Pour cette raison, notre service RH gère notre canal d'information totalement impartial et confidentiel où des sujets tels que :
· Harcèlement sexuel, travail et/ou discrimination
· Suspects d'autres violations des lois en vigueur, des réglementations légales, d'autres dispositions de l'État ou des actes juridiques immédiats de l'Union européenne
· Risques pour les droits de l'homme et l'environnement pouvant être imputés à l'entreprise
· Autres comportements pouvant impliquer un abus de droit de la part de l'entreprise ou de ses fournisseurs
I. INTRODUCTION, OBJET ET APPLICATION
Son objectif est d'établir un canal interne pour le signalement d'éventuelles violations de la réglementation, violation des politiques internes et/ou éthiques et d'établir un régime de protection de l'informateur, conformément à la loi 2/2023, du 20 février, réglementant la protection de personnes qui signalent des manquements à la réglementation et à la lutte contre la corruption.
Ce canal est un mécanisme qui permet aux employés et autres parties intéressées de signaler tout type de comportement illégal ou de conduite contraire à nos valeurs et principes éthiques, sans crainte de représailles, renforçant la culture de l'information, les infrastructures d'intégrité des organisations et la promotion de la culture de l'information ou de la communication comme mécanisme de prévention et de détection des menaces à l'intérêt public. De cette façon, nous cherchons à promouvoir une culture de transparence, d'intégrité et de responsabilité dans notre organisation, tout en protégeant les employés qui décident de porter plainte de bonne foi.
II. CANAL DES INFORMATEURS
Le canal de l'Informateur est sous la responsabilité de la personne en charge du système interne du Canal, et dispose de différents responsables en fonction de l'étendue des informations reçues.
Le responsable du système sera en charge de :
• Réception, enregistrement et gestion des plaintes reçues via le canal des dénonciateurs.
• Nomination de la personne ou de l'équipe chargée d'enquêter sur les plaintes reçues.
• Assurance de la protection des lanceurs d'alerte et de la confidentialité des plaintes reçues.
• Évaluation de la véracité et de la crédibilité des plaintes reçues.
• Prise de décision sur les mesures appropriées en fonction des résultats de l'enquête.
• Suivi et revue périodique du processus de gestion des réclamations et de la politique interne de l'entreprise.
• Préparation de rapports et de recommandations à la haute direction sur les plaintes reçues et les mesures adoptées.
Les informateurs entrant dans le champ d'application de la loi peuvent déposer leurs plaintes par les moyens suivants :
· Lien vers le canal en ligne de l'informateur : https://compliance.legalsending.com/canal/?C=4860789019017098
· QR Code:
· En envoyant un email à l'adresse suivante : canalcomunicacion@koroshi.tv
· Courrier postal adressé aux RH ; Responsable du système d'information interne de l'entreprise.
A la demande du déclarant, par le biais d'une demande adressée au responsable du système, la communication peut se faire par le biais d'un entretien en face à face.
III. SUJETS INFORMATEURS
Le canal peut être utilisé par :
1. Les personnes qui ont le statut d'employés ou d'ouvriers pour autrui.
2. Les collaborateurs indépendants (freelance).
3. Actionnaires, participants et personnes appartenant à l'organe d'administration, de direction ou de surveillance de la société, y compris les membres non exécutifs.
4. Toute personne travaillant pour ou sous la supervision et la direction d'entrepreneurs, de sous-traitants et de fournisseurs.
5. Autres
Il est important de souligner que les plaintes déposées par le canal des lanceurs d'alerte doivent être de bonne foi, c'est-à-dire qu'elles doivent être étayées par des preuves et des faits concrets.
IV. FAITS À SIGNALER
Le canal ne sera utilisé que pour avertir l'entreprise des aspects suivants :
A. Toute action ou omission susceptible de constituer une infraction au droit de l'Union européenne à condition que :
1. Ils entrent dans le champ d'application des actes de l'Union européenne énumérés à l'annexe de la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil, du 23 octobre 2019, relative à la protection des personnes qui signalent sur les infractions au droit de l'Union, quelle que soit la qualification qu'en fait le système juridique interne.
2. Affecter les intérêts financiers de l'Union européenne tels que prévus à l'article 325 du Traité sur le fonctionnement de l'Union européenne (TFUE) ; soit
3. Ils affectent le marché intérieur, tel que prévu à l'article 26, paragraphe 2, du TFUE, y compris les infractions aux règles de concurrence de l'Union européenne et les aides accordées par les États, ainsi que les infractions connexes au marché intérieur en relation avec des actes qui enfreint des règles ou des pratiques en matière d'impôt sur les sociétés dont le but est d'obtenir un avantage fiscal qui porte atteinte à l'objet ou au but de la législation applicable à l'impôt sur les sociétés.
B. Actions ou omissions pouvant constituer une infraction pénale ou administrative grave ou très grave*.
*Dans tous les cas, toutes les infractions pénales ou administratives graves ou très graves qui impliquent une perte économique pour le Trésor public et pour la sécurité sociale seront comprises comme incluses.
La personne qui signale doit fournir, au minimum, la référence à la portée subjective de l'infraction (matière ou réglementation enfreinte : droit de l'Union européenne ; infraction pénale ; ou infraction administrative) ; et une description des événements signalés (informations pertinentes sur ce qui s'est passé), aussi détaillée que possible, en joignant toute documentation disponible, le cas échéant.
De la même manière, vous pouvez fournir vos nom et prénom, ainsi qu'un numéro de téléphone de contact, si vous ne choisissez pas de faire cette communication de manière anonyme.
Si vous connaissez l'identité de la personne responsable de l'irrégularité signalée, ou avez porté ces faits à la connaissance d'un autre organisme ou entité par un canal externe, vous pouvez également fournir ces informations.
V. PROCÉDURE DE PLAINTE
La société s'engage à enquêter sur tous les signalements d'éventuelles infractions ou non-conformités reçus via le canal de dénonciation.
L'entreprise désignera une personne ou une équipe comme responsable du système d'information ou du canal d'alerte en charge de recevoir, d'enregistrer et de gérer les réclamations reçues via le canal d'alerte.
Le responsable du Système exercera ses fonctions de manière indépendante et autonome par rapport au reste des organes de l'entité ou de l'organisme, il ne pourra recevoir d'instructions d'aucune sorte dans son exercice, et il aura toutes les moyens personnels et matériels nécessaires à leur réalisation.
Tous les signalements feront l'objet d'une enquête impartiale et confidentielle et des mesures appropriées seront prises en fonction des résultats de l'enquête pour la protection du lanceur d'alerte.
L'entreprise s'engage à informer le plaignant de l'état de l'enquête et des mesures adoptées, dans la mesure du possible et sans compromettre la confidentialité et la protection du plaignant, en pouvant demander des informations supplémentaires sur les faits communiqués par le canal.
A la demande du dénonciateur, il peut également être présenté en face-à-face dans un délai maximum de sept jours pour faire une communication. Cette réunion sera enregistrée dans les termes établis par la loi. Sans préjudice des droits qui leur correspondent conformément à la réglementation sur la protection des données, l'informateur se verra offrir la possibilité de vérifier, rectifier et accepter la transcription de la conversation en la signant.
De plus, l'entreprise s'engage à donner suite à toutes les plaintes reçues et aux mesures adoptées afin de garantir l'efficacité de cette politique et d'améliorer continuellement le processus.
Les communications via le système d'information peuvent être anonymes.
Les communications reçues seront acceptées dans un délai maximum de 7 jours et gérées pendant une période maximum de 3 mois, sauf dans les cas de complexité particulière qui nécessitent une prolongation de la période, auquel cas celle-ci peut être prolongée jusqu'à un maximum de encore trois mois supplémentaires.
Toute information sera immédiatement transmise au Procureur de la République lorsque les faits pourraient être constitutifs d'un crime. Dans le cas où les faits affectent les intérêts financiers de l'Union européenne, elle sera transmise au Parquet européen.
En plus de ce canal interne, il existe d'autres canaux externes autorisés par les autorités compétentes, pour communiquer également des actions ou des omissions pouvant constituer des infractions, dans les domaines indiqués ci-dessus. Ces chaînes comprennent :
Canaux étatiques ou autonomes :
· Service National de Coordination Anti-Fraude
· Parquet contre la corruption et le crime organisé
· Police nationale
· Autorité indépendante de protection des informateurs* :
* La loi 2/2023 établit la création spécifique de ce canal externe d'information et la nomination d'une autorité indépendante pour la protection des informateurs. Les personnes précédemment indiquées ("informateurs") peuvent communiquer à ladite Autorité, ou aux autorités ou organismes autonomes correspondants, la commission de toute action ou omission incluse dans la section "communications", soit directement, soit après avoir fait ladite communication par le biais de ce canal d'information interne. (LES INFORMATIONS ACCÉDANT À CE CANAL EXTERNE NE SONT PAS ENCORE DISPONIBLES)
Chaînes européennes
· Office européen de lutte antifraude (OLAF)
VI. PROTECTION DES INFORMATEURS
Nous nous engageons à protéger les personnes qui signalent des infractions ou des manquements, conformément à la loi 2/2023.
Les personnes qui signalent ou divulguent des violations ont droit à une protection contre les représailles à condition que les circonstances suivantes s'appliquent :
1. Ils ont des motifs raisonnables de croire que les informations visées sont véridiques au moment de la communication ou de la divulgation, même lorsqu'ils n'apportent pas de preuves concluantes, et que ces informations relèvent du champ d'application de la loi.
2. La communication ou la divulgation a été faite conformément aux exigences prévues par la loi.
Les actes constituant des représailles, y compris les menaces de représailles et les tentatives de représailles contre les personnes qui soumettent une communication conformément à la loi, sont expressément interdits.
Par représailles, on entend tout acte ou omission interdit par la loi ou qui, directement ou indirectement, implique un traitement défavorable qui place les personnes qui les subissent dans une situation particulièrement désavantageuse par rapport à une autre dans le cadre du travail ou de la profession, uniquement pour leur statut en tant qu'informateurs ou pour avoir fait une divulgation publique.
Pendant le traitement du dossier, les personnes concernées par la communication auront droit à la présomption d'innocence, au droit de la défense et au droit d'accès au dossier dans les termes réglementés par la présente loi, ainsi qu'à la même protection établie pour les informateurs, en préservant leur identité et en garantissant la confidentialité des faits et des données de la procédure.
L'Autorité indépendante pour la protection des informateurs, A.A.I. peut, dans le cadre des procédures disciplinaires qu'il dirige, adopter des mesures provisoires dans les termes établis à l'article 56 de la loi 39/2015, du 1er octobre, sur la procédure administrative commune des administrations publiques
Sont expressément exclues de la protection prévue par la loi les personnes qui communiquent ou révèlent :
1. Les informations contenues dans les communications qui ont été rejetées par tout canal d'information interne ou pour l'une des raisons prévues par la loi.
2. Informations liées à des réclamations concernant des conflits interpersonnels ou qui n'affectent que l'informateur et les personnes auxquelles la communication ou la divulgation se réfère.
3. Les informations qui sont déjà pleinement accessibles au public ou qui constituent de simples rumeurs.
4. Informations relatives à des actions ou omissions non comprises dans le champ d'application de la loi.
VII. CONFIDENTIALITE ET PROTECTION DES DONNEES
Les données personnelles faisant l'objet du traitement, les documents fournis et toute autre information fournie dans la plainte contenant des informations personnelles, seront traités de manière confidentielle par les responsables du canal de dénonciation/plaintes afin de se conformer à l'obligation d'enquêter et de gérer la plainte. plainte déposée ainsi que pour se conformer aux obligations légales établies dans la loi 2/2023, du 20 février, réglementant la protection des personnes qui signalent des violations de la réglementation et la lutte contre la corruption.
Les données personnelles qui ne sont pas clairement pertinentes pour le traitement d'informations spécifiques ne seront pas collectées ou, si elles sont collectées accidentellement, seront supprimées sans retard injustifié.
Le traitement des données personnelles sera effectué en respectant la loi 2/2023, du 20 février, réglementant la protection des personnes qui signalent des violations réglementaires et la lutte contre la corruption, du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil, du 27 avril 2016, de la loi organique 3/2018, du 5 décembre, sur la protection des données personnelles et la garantie des droits numériques et de la loi organique 7/2021, du 26 mai, sur la protection des données à caractère personnel traitées à des fins de prévention, de détection, de recherche et de poursuite d'infractions pénales et d'exécution de sanctions pénales.
L'accès aux données personnelles contenues dans le système d'information interne sera limité à :
a) Le responsable du Système et celui qui le gère directement.
b) Le responsable des ressources humaines ou l'organisme compétent dûment désigné, uniquement lorsque l'adoption de mesures disciplinaires à l'encontre d'un travailleur pourrait avoir lieu.
c) Le responsable des services juridiques de l'entité ou de l'organisme, si l'adoption de mesures juridiques en relation avec les faits signalés dans la communication doit se poursuivre.
d) Les responsables du traitement éventuellement désignés.
e) Le délégué à la protection des données.
Les données peuvent être portées à la connaissance du Département Juridique, des Avocats, des Instances Judiciaires et des Forces et Organismes de Sécurité de l'État dans le cas où l'une des informations reçues est susceptible d'être considérée comme un crime ou une infraction à la loi de quelque nature que ce soit.
Base juridique du traitement : Le traitement des données personnelles, dans les cas de communication interne, sera compris comme licite en vertu des dispositions des articles 6.1.c) du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil, du 27 avril 2016, 8 de la loi organique 3/2018, du 5 décembre, et 11 de la loi organique 7/2021, du 26 mai, lorsque, conformément aux dispositions des articles 10 et 13 de la loi , il est obligatoire d'avoir un système d'information interne. S'il n'est pas obligatoire, le traitement sera présumé être couvert par l'article 6.1.e) du règlement précité. Le traitement des données personnelles dans le cas de canaux de communication externes sera compris comme licite en vertu des dispositions des articles 6.1.c) du règlement (UE) 2016/679, 8 de la loi organique 3/2018, du 5 décembre, et 11 de la loi organique 7/2021, du 26 mai.
Droits de l'intéressé : accès, rectification, suppression, limitation, portabilité et opposition, gratuitement par e-mail à : canalcomunicacion@koroshi.tv dans les cas légalement prévus.
Conservation : Les données seront conservées pendant la durée légale établie pour le traitement du dossier (3 mois) et pendant le temps nécessaire à l'exercice d'actions en justice ou s'il était nécessaire de laisser des preuves de la gestion de la chaîne. L'intéressé a le droit de présenter une réclamation à l'AEPD sur www.aepd.es pour demander la protection de ses droits.
VIII. COMMUNICATION ET SENSIBILISATION
Des formations régulières et des campagnes de sensibilisation seront menées pour favoriser une culture d'intégrité et de transparence, et pour informer les employés et les autres parties prenantes sur le canal de dénonciation
La société s'engage à diffuser cette politique à tous les employés et parties intéressées, et à la mettre à jour régulièrement pour assurer sa conformité aux lois et règlements applicables.
Juin 2023.
