CANAL DE L'INFORMANT
A KOROSHI ens preocupem de complir la legalitat i la normativa interna i els principis establerts a la nostra empresa. Per això, posem a disposició eines per detectar i prevenir conductes que no es corresponguin amb els nostres valors. L'èxit de la nostra companyia es basa en la integritat i el compliment. Per aquest motiu, el nostre departament de RRHH gestiona el nostre Canal de l'Informant totalment imparcial i confidencial on es puguin transmetre temes com ara:
· Assetjament sexual, laboral i/o discriminació
· Sospites d'altres infraccions de lleis vigents, reglaments jurídics, altres disposicions estatals o actes jurídics immediats de la Unió Europea
· Riscos per als drets humans i el medi ambient que es poguessin atribuir a l'empresa
· Altres conductes que puguin suposar un abús de dret per part de l'empresa o els seus proveïdors
I. INTRODUCCIÓ, OBJECTE I APLICACIÓ
Té com a objectiu establir un canal intern per a la denúncia de possibles infraccions normatives, infracció de polítiques internes i/o ètiques i establir un règim de protecció a l'informant, en compliment de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció.
Aquest Canal és un mecanisme que permet als empleats i altres parts interessades denunciar qualsevol tipus de conducta il·legal o contrària als nostres valors i principis ètics, sense por de represàlies, enfortint la cultura de la informació, de les infraestructures d'integritat de les organitzacions i el foment de la cultura de la informació o comunicació com a mecanisme per prevenir i detectar amenaces a l'interès públic. D'aquesta manera, es busca promoure una cultura de transparència, integritat i responsabilitat a la nostra organització, alhora que es protegeix aquells empleats que decideixen fer una denúncia de bona fe.
II. CANAL DE L'INFORMANT
El Canal de l'Informant està a càrrec del responsable del sistema intern del Canal, i compta amb diversos gestors segons l'àmbit de la informació rebuda.
El responsable del sistema s'ocuparà de:
• Recepció, registre i gestió de les denúncies rebudes a través del Canal de l'Informant.
• Designació de la persona o equip encarregat de la investigació de les denúncies rebudes.
• Assegurament de la protecció dels denunciants i la confidencialitat de les denúncies rebudes.
• Avaluació de la veracitat i credibilitat de les denúncies rebudes.
• Presa de decisions sobre les mesures adequades en funció dels resultats de la investigació.
• Seguiment i revisió periòdica del procés de gestió de denúncies i de la política interna de l'empresa.
• Elaboració d'informes i recomanacions per a l'alta direcció sobre les denúncies rebudes i les mesures adoptades.
Els informants dins de l'àmbit d'aplicació de la llei poden fer les seves denúncies a través dels mitjans següents:
· Enllaç al canal en línia de l'informant: https://compliance.legalsending.com/canal/?C=4860789019017098
· Codi QR:
· Enviament d'un correu electrònic a l'adreça següent:canalcomunicacion@koroshi.tv
· Correu postal adreçat a RRHH; Responsable del Sistema Intern d'Informació, de l'empresa.
A sol·licitud de la persona informant, mitjançant petició adreçada al responsable del Sistema, es podrà fer la comunicació mitjançant una reunió presencial.
III. SUBJECTES INFORMANTS
El canal podrà ser utilitzat per:
1. Les persones que tinguin la condició d'empleats o treballadors per compte d'altri.
2. Els autònoms col·laboradors (freelance).
3. Els accionistes, partícips i persones pertanyents a l'òrgan d'administració, direcció o supervisió de l'empresa, inclosos els membres no executius.
4. Qualsevol persona que treballi per a contractistes, subcontractistes i proveïdors o sota la seva supervisió i direcció.
5. Altres
És important destacar que les denúncies fetes a través del Canal de l'Informant han de ser de bona fe, és a dir, han d'estar avalades per evidència i fets concrets.
IV. FETS DENUNCIABLES
El canal s'utilitzarà únicament per advertir l'empresa dels aspectes següents:
A. Qualssevol accions o omissions que puguin constituir infraccions del Dret de la Unió Europea sempre que:
1r Entrin dins de l'àmbit d'aplicació dels actes de la Unió Europea enumerats a l'annex de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlament Europeu i del Consell, de 23 d'octubre de 2019, relativa a la protecció de les persones que informin sobre infraccions del Dret de la Unió, amb independència de la qualificació que en faci l'ordenament jurídic intern.
2n Afectin els interessos financers de la Unió Europea tal com es contemplen a l'article 325 del Tractat de Funcionament de la Unió Europea (TFUE); o
3r Incideixin en el mercat interior, tal com es contempla a l'article 26, apartat 2 del TFUE, incloses les infraccions de les normes de la Unió Europea en matèria de competència i ajuts atorgats pels Estats, així com les infraccions relatives al mercat interior en relació amb els actes que infringeixin les normes de l'impost sobre societats o amb pràctiques la finalitat de les quals sigui obtenir un avantatge fiscal que desvirtuï l'objecte o la finalitat de la legislació aplicable a l'impost sobre societats.
B. Accions o omissions que puguin ser constitutives d'infracció penal o administrativa greu o molt greu*.
*En tot cas, s'entendran compreses totes aquelles infraccions penals o administratives greus o molt greus que impliquin perjudici econòmic per a la Hisenda Pública i per a la Seguretat Social.
La persona informant haurà de facilitar, com a mínim, la referència a l'àmbit subjectiu de la infracció (matèria o normativa infringida: Dret de la Unió Europea; infracció penal; o infracció administrativa); i una descripció dels fets objecte de comunicació (informació rellevant sobre el que ha passat), com més detallada millor, adjuntant la documentació de què pogués disposar, si escau.
De la mateixa manera pot facilitar el seu nom i cognoms, i un telèfon de contacte, si no opta per fer aquesta comunicació de manera anònima.
Si conegués la identitat de la persona responsable de la irregularitat comunicada, o hagués posat en coneixement aquests fets a un altre òrgan o entitat a través d'algun canal extern, també podrà facilitar aquestes informacions.
V. PROCEDIMENT DE DENÚNCIA
L'empresa es compromet a investigar totes les denúncies de possibles infraccions o incompliments que es rebin a través del Canal de l'Informant.
L'empresa designarà una persona o equip com a responsable del sistema d'informació o canal de denúncies encarregat de la recepció, registre i gestió de les denúncies rebudes a través del Canal de l'Informant.
El responsable del Sistema desenvoluparà les seves funcions de manera independent i autònoma respecte de la resta dels òrgans de l'entitat o organisme, no podrà rebre instruccions de cap tipus en el seu exercici, i disposarà de tots els mitjans personals i materials necessaris per dur-les a terme.
S'investigaran totes les denúncies de manera imparcial i confidencial i es prendran mesures adequades en funció dels resultats de la investigació destinades a la protecció de l'informant.
L'empresa es compromet a informar el denunciant sobre l'estat de la investigació i de les mesures adoptades, sempre que sigui possible i sense comprometre la confidencialitat i protecció del denunciant, podent sol·licitar informació addicional als fets comunicats a través del canal.
A sol·licitud de l'informant, també podrà presentar-se mitjançant una reunió presencial dins del termini màxim de set dies per fer una comunicació. Aquesta reunió serà enregistrada en els termes establerts a la llei. Sens perjudici dels drets que li corresponen d'acord amb la normativa sobre protecció de dades, s'oferirà a l'informant l'oportunitat de comprovar, rectificar i acceptar mitjançant la seva signatura la transcripció de la conversa.
A més, l'empresa es compromet a fer un seguiment de totes les denúncies rebudes i les mesures adoptades per garantir l'efectivitat d'aquesta política i millorar contínuament el procés.
Les comunicacions a través del sistema d'informació podran ser anònimes.
Les comunicacions rebudes seran acceptades en el termini màxim de 7 dies i gestionades durant el termini màxim de 3 mesos, llevat de casos d'especial complexitat que requereixin una ampliació del termini, cas en què aquest podrà estendre's fins a un màxim d'uns altres tres mesos addicionals.
Es remetrà al Ministeri Fiscal amb caràcter immediat qualsevol informació quan els fets poguessin ser indiciàriament constitutius de delicte. En cas que els fets afectin els interessos financers de la Unió Europea, es remetrà a la Fiscalia Europea.
A més d'aquest Canal Intern, existeixen altres canals externs habilitats per les autoritats competents, per comunicar igualment les accions o omissions que puguin constituir infraccions, sobre els àmbits indicats anteriorment. Entre aquests canals es troben:
Canals Estatals o Autonòmics:
· Servei Nacional de Coordinació Antifrau
· Fiscalia contra la Corrupció i la Criminalitat Organitzada
· Autoritat Independent de Protecció a l'Informant*:
* La Llei 2/2023 estableix la creació específica d'aquest canal extern d'informació, i el nomenament d'una Autoritat Independent de Protecció de l'Informant. Les persones indicades anteriorment ("informants") podran comunicar davant d'aquesta Autoritat, o davant de les autoritats o òrgans autonòmics corresponents, la comissió de qualssevol accions o omissions recollides a l'apartat "comunicacions", bé directament, o després d'haver efectuat aquesta comunicació a través d'aquest Canal Intern d'Informació. (INFORMACIÓ D'ACCÉS A AQUEST CANAL EXTERN ENCARA NO DISPONIBLE)
Canals Europeus
· Oficina Europea de Lluita contra el Frau (OLAF)
VI. PROTECCIÓ DELS INFORMANTS
Ens comprometem a protegir les persones que informin sobre infraccions o incompliments, d'acord amb la Llei 2/2023.
Les persones que comuniquin o revelin infraccions tindran dret a protecció davant de represàlies sempre que concorrin les circumstàncies següents:
1. Tinguin motius raonables per pensar que la informació referida és veraç en el moment de la comunicació o revelació, encara que no aportin proves concloents, i que aquesta informació entra dins de l'àmbit d'aplicació de la llei.
2. La comunicació o revelació s'hagi fet d'acord amb els requeriments previstos a la llei.
Es prohibeixen expressament els actes constitutius de represàlia, incloses les amenaces de represàlia i les temptatives de represàlia contra les persones que presentin una comunicació d'acord amb el que preveu la llei.
S'entén per represàlia qualsevol acte o omissió que estigui prohibit per la llei, o que, de manera directa o indirecta, suposi un tracte desfavorable que situï les persones que la pateixen en desavantatge particular respecte d'una altra en el context laboral o professional, només per la seva condició d'informants, o per haver fet una revelació pública.
Durant la tramitació de l'expedient les persones afectades per la comunicació tindran dret a la presumpció d'innocència, al dret de defensa i al dret d'accés a l'expedient en els termes regulats en aquesta llei, així com a la mateixa protecció establerta per als informants, preservant-se la seva identitat i garantint-se la confidencialitat dels fets i dades del procediment.
L'Autoritat Independent de Protecció de l'Informant, A.A.I. podrà, en el marc dels procediments sancionadors que instrueixi, adoptar mesures provisionals en els termes establerts a l'article 56 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques
Queden expressament excloses de la protecció prevista a la llei aquelles persones que comuniquin o revelin:
1. Informacions contingudes en comunicacions que hagin estat inadmeses per algun canal intern d'informació o per alguna de les causes previstes a la llei.
2. Informacions vinculades a reclamacions sobre conflictes interpersonals o que afectin únicament l'informant i les persones a què es refereixi la comunicació o revelació.
3. Informacions que ja estiguin completament disponibles per al públic o que constitueixin merament rumors.
4. Informacions que es refereixin a accions o omissions no compreses en l'àmbit de la llei.
VII. CONFIDENCIALITAT I PROTECCIÓ DE DADES
Les dades personals objecte de tractament, els documents aportats i qualsevol altra informació facilitada en la denúncia que contingui informació personal seran tractats de manera confidencial pels responsables del Canal de l'Informant/denúncies amb la finalitat de complir l'obligació d'investigar i gestionar la denúncia presentada així com per donar compliment a les obligacions legals establertes a la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció.
No es recopilaran dades personals la pertinència de les quals no resulti manifesta per tractar una informació específica o, si es recopilen per accident, s'eliminaran sense dilació indeguda.
El tractament de dades personals es farà vetllant pel compliment de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció, del Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d'abril de 2016, de la Llei Orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de Protecció de Dades Personals i garantia dels drets digitals i de la Llei Orgànica 7/2021, de 26 de maig, de protecció de dades personals tractades per a fins de prevenció, detecció, investigació i enjudiciament d'infraccions penals i d'execució de sancions penals.
L'accés a les dades personals contingudes en el sistema d'informació intern quedarà limitat a:
a) El responsable del Sistema i a qui el gestioni directament.
b) El responsable de Recursos Humans o l'òrgan competent degudament designat, només quan pogués procedir l'adopció de mesures disciplinàries contra un treballador.
c) El responsable dels serveis jurídics de l'entitat o organisme, si procedís l'adopció de mesures legals en relació amb els fets relatats en la comunicació.
d) Els encarregats del tractament que eventualment es designin.
e) El delegat de protecció de dades.
Les dades podran ser posades en coneixement del Departament Legal, Advocats, Òrgans Judicials i Forces i Cossos de Seguretat de l'Estat en cas que alguna de les informacions rebudes fos susceptible de ser considerada delicte o infracció legal d'algun tipus.
Base legal del tractament: El tractament de dades personals, en els supòsits de comunicació interns, s'entendrà lícit en virtut del que disposen els articles 6.1.c) del Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d'abril de 2016, 8 de la Llei Orgànica 3/2018, de 5 de desembre, i 11 de la Llei Orgànica 7/2021, de 26 de maig, quan, d'acord amb el que estableixen els articles 10 i 13 de la llei, sigui obligatori disposar d'un sistema intern d'informació. Si no fos obligatori, el tractament es presumirà emparat en l'article 6.1.e) de l'esmentat reglament. El tractament de dades personals en els supòsits de canals de comunicació externs s'entendrà lícit en virtut del que disposen els articles 6.1.c) del Reglament (UE) 2016/679, 8 de la Llei Orgànica 3/2018, de 5 de desembre, i 11 de la Llei Orgànica 7/2021, de 26 de maig.
Drets de l'interessat: accés, rectificació, supressió, limitació, portabilitat i oposició, de manera gratuïta mitjançant correu electrònic a: canalcomunicacion@koroshi.tv en els casos legalment previstos.
Conservació: Les dades es conservaran pel termini legal establert per a la tramitació de l'expedient (3 mesos) i pel temps necessari per a l'exercici d'accions legals o si fos necessari deixar evidència de la gestió del canal. L'interessat té dret, alhora, a presentar una reclamació a l'AEPD a www.aepd.es per sol·licitar la tutela dels seus drets.
VIII. COMUNICACIÓ I SENSIBILITZACIÓ
Es duran a terme capacitacions periòdiques i campanyes de sensibilització per fomentar una cultura d'integritat i transparència, i per informar els empleats i altres parts interessades sobre el Canal de l'Informant
L'empresa es compromet a difondre aquesta política a tots els empleats i parts interessades, i a actualitzar-la regularment per garantir-ne la conformitat amb les lleis i regulacions aplicables.
Juny de 2023.
