CANALE DI SEGNALAZIONE
In KOROSHI ci impegniamo a rispettare la legalità, la normativa interna e i principi stabiliti nella nostra azienda. Per questo mettiamo a disposizione strumenti per rilevare e prevenire condotte non conformi ai nostri valori. Il successo della nostra azienda si fonda sull’integrità e sulla conformità. Per questo motivo, il nostro reparto Risorse Umane gestisce il nostro Canale di Segnalazione, totalmente imparziale e riservato, attraverso il quale è possibile segnalare temi quali:
· Molestie sessuali, mobbing e/o discriminazione
· Sospetti di altre violazioni di leggi vigenti, regolamenti giuridici, altre disposizioni statali o atti giuridici direttamente applicabili dell’Unione Europea
· Rischi per i diritti umani e l’ambiente che possano essere attribuiti all’azienda
· Altre condotte che possano costituire un abuso di diritto da parte dell’azienda o dei suoi fornitori
I. INTRODUZIONE, OGGETTO E AMBITO DI APPLICAZIONE
Ha lo scopo di istituire un canale interno per la segnalazione di possibili violazioni normative, violazioni di politiche interne e/o etiche e di stabilire un regime di protezione del segnalante, in conformità con la Legge spagnola 2/2023, del 20 febbraio, che disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni normative e la lotta alla corruzione.
Questo Canale è un meccanismo che consente ai dipendenti e ad altre parti interessate di segnalare qualsiasi tipo di condotta illegale o contraria ai nostri valori e principi etici, senza timore di ritorsioni, rafforzando la cultura della segnalazione, le infrastrutture di integrità delle organizzazioni e la promozione della cultura dell’informazione o della comunicazione come meccanismo per prevenire e rilevare minacce all’interesse pubblico. In questo modo si intende promuovere una cultura di trasparenza, integrità e responsabilità nella nostra organizzazione, proteggendo al contempo i dipendenti che decidono di effettuare una segnalazione in buona fede.
II. CANALE DI SEGNALAZIONE
Il Canale di Segnalazione è a carico del responsabile del sistema interno del Canale e dispone di diversi gestori a seconda dell’ambito dell’informazione ricevuta.
Il responsabile del sistema si occuperà di:
• Ricezione, registrazione e gestione delle segnalazioni ricevute tramite il canale di segnalazione.
• Designazione della persona o del team incaricato dell’indagine sulle segnalazioni ricevute.
• Garanzia della protezione dei segnalanti e della riservatezza delle segnalazioni ricevute.
• Valutazione della veridicità e credibilità delle segnalazioni ricevute.
• Adozione di decisioni sulle misure adeguate in base ai risultati dell’indagine.
• Monitoraggio e revisione periodica del processo di gestione delle segnalazioni e della politica interna dell’azienda.
• Elaborazione di report e raccomandazioni per l’alta direzione sulle segnalazioni ricevute e sulle misure adottate.
I segnalanti che rientrano nell’ambito di applicazione della legge possono effettuare le proprie segnalazioni tramite i seguenti mezzi:
· Link al canale online di segnalazione: https://compliance.legalsending.com/canal/?C=4860789019017098
· Codice QR:
· Invio di un’e-mail al seguente indirizzo:canalcomunicacion@koroshi.tv
· Posta ordinaria indirizzata alle Risorse Umane; Responsabile del Sistema Interno di Segnalazione dell’azienda.
Su richiesta del segnalante, mediante istanza rivolta al responsabile del Sistema, la segnalazione potrà essere effettuata tramite un incontro di persona.
III. SOGGETTI SEGNALANTI
Il canale potrà essere utilizzato da:
1. Le persone che abbiano la qualifica di dipendenti o lavoratori subordinati.
2. I collaboratori autonomi (freelance).
3. Gli azionisti, i soci e le persone appartenenti all’organo di amministrazione, direzione o controllo dell’azienda, compresi i membri non esecutivi.
4. Qualsiasi persona che lavori per o sotto la supervisione e la direzione di appaltatori, subappaltatori e fornitori.
5. Altri
È importante sottolineare che le segnalazioni effettuate tramite il canale di segnalazione devono essere in buona fede, ovvero devono essere supportate da prove e fatti concreti.
IV. FATTI SEGNALABILI
Il canale sarà utilizzato esclusivamente per segnalare all’azienda i seguenti aspetti:
A. Qualsiasi azione od omissione che possa costituire violazione del Diritto dell’Unione Europea, purché:
1.º Rientrino nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea elencati nell’allegato della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del Diritto dell’Unione, indipendentemente dalla qualificazione che ne dia l’ordinamento giuridico interno.
2.º Pregiudichino gli interessi finanziari dell’Unione Europea così come previsti dall’articolo 325 del Trattato sul Funzionamento dell’Unione Europea (TFUE); oppure
3.º Incidano sul mercato interno, così come previsto dall’articolo 26, paragrafo 2 del TFUE, comprese le violazioni delle norme dell’Unione Europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni relative al mercato interno in relazione ad atti che violino le norme sull’imposta sulle società o a pratiche finalizzate a ottenere un vantaggio fiscale che vanifichi l’oggetto o la finalità della legislazione applicabile all’imposta sulle società.
B. Azioni od omissioni che possano costituire illecito penale o amministrativo grave o molto grave*.
*In ogni caso, si intenderanno comprese tutte quelle infrazioni penali o amministrative gravi o molto gravi che comportino un danno economico per l’Erario e per la Previdenza Sociale.
Il segnalante dovrà fornire come minimo il riferimento all’ambito oggettivo della violazione (materia o normativa violata: Diritto dell’Unione Europea; illecito penale; o illecito amministrativo) e una descrizione dei fatti oggetto della segnalazione (informazioni rilevanti su quanto accaduto), il più dettagliata possibile, allegando, se del caso, la documentazione di cui dovesse disporre.
Allo stesso modo può fornire il proprio nome e cognome e un recapito telefonico, qualora non scelga di effettuare la segnalazione in forma anonima.
Qualora conosca l’identità della persona responsabile dell’irregolarità segnalata, o abbia portato a conoscenza di tali fatti un altro organo o ente tramite un canale esterno, potrà altresì fornire queste informazioni.
V. PROCEDURA DI SEGNALAZIONE
L’azienda si impegna a indagare su tutte le segnalazioni di possibili violazioni o inadempienze ricevute tramite il canale di segnalazione.
L’azienda designerà una persona o un team come responsabile del sistema di segnalazione o canale di segnalazione, incaricato della ricezione, registrazione e gestione delle segnalazioni ricevute tramite il canale di segnalazione.
Il responsabile del Sistema svolgerà le proprie funzioni in modo indipendente e autonomo rispetto agli altri organi dell’ente o organismo, non potrà ricevere istruzioni di alcun tipo nel loro esercizio e disporrà di tutti i mezzi personali e materiali necessari per svolgerle.
Tutte le segnalazioni saranno esaminate in modo imparziale e riservato e saranno adottate misure adeguate in base ai risultati dell’indagine, finalizzate alla protezione del segnalante.
L’azienda si impegna a informare il segnalante sullo stato dell’indagine e sulle misure adottate, ove possibile e senza compromettere la riservatezza e la protezione del segnalante, potendo richiedere informazioni aggiuntive sui fatti comunicati tramite il canale.
Su richiesta del segnalante, la segnalazione potrà anche essere presentata tramite un incontro di persona entro il termine massimo di sette giorni. Tale incontro sarà registrato nei termini previsti dalla legge. Fatti salvi i diritti spettanti ai sensi della normativa sulla protezione dei dati, sarà offerta al segnalante la possibilità di verificare, rettificare e accettare con la propria firma la trascrizione della conversazione.
Inoltre, l’azienda si impegna a monitorare tutte le segnalazioni ricevute e le misure adottate per garantire l’efficacia della presente politica e migliorare continuamente il processo.
Le segnalazioni tramite il sistema di segnalazione potranno essere anonime.
Le segnalazioni ricevute saranno accettate entro il termine massimo di 7 giorni e gestite entro il termine massimo di 3 mesi, salvo casi di particolare complessità che richiedano una proroga del termine, nel qual caso questo potrà essere esteso fino a un massimo di ulteriori tre mesi.
Qualsiasi informazione sarà trasmessa immediatamente al Pubblico Ministero qualora i fatti possano costituire indizio di reato. Nel caso in cui i fatti pregiudichino gli interessi finanziari dell’Unione Europea, saranno trasmessi alla Procura Europea.
Oltre al presente Canale Interno, esistono altri canali esterni predisposti dalle autorità competenti per segnalare ugualmente le azioni od omissioni che possano costituire violazioni negli ambiti sopra indicati. Tra tali canali figurano:
Canali Statali o Regionali:
· Servizio Nazionale di Coordinamento Antifrode (Spagna)
· Procura contro la Corruzione e la Criminalità Organizzata (Spagna)
· Autorità Indipendente di Protezione del Segnalante*:
* La Legge spagnola 2/2023 prevede la creazione specifica di questo canale esterno di segnalazione e la nomina di un’Autorità Indipendente di Protezione del Segnalante. Le persone sopra indicate (“segnalanti”) potranno comunicare a tale Autorità, o alle autorità o agli organi regionali competenti, la commissione di qualsiasi azione od omissione contemplata nella sezione “segnalazioni”, sia direttamente sia dopo aver effettuato tale segnalazione tramite il presente Canale Interno di Segnalazione. (LE INFORMAZIONI DI ACCESSO A QUESTO CANALE ESTERNO NON SONO ANCORA DISPONIBILI)
Canali Europei
· Ufficio Europeo per la Lotta Antifrode (OLAF)
VI. PROTEZIONE DEI SEGNALANTI
Ci impegniamo a proteggere le persone che segnalano violazioni o inadempienze, in conformità con la Legge spagnola 2/2023.
Le persone che segnalano o divulgano violazioni avranno diritto alla protezione contro le ritorsioni, purché ricorrano le seguenti circostanze:
1. Abbiano ragionevoli motivi per ritenere che le informazioni segnalate siano veritiere al momento della segnalazione o divulgazione, anche se non forniscono prove conclusive, e che tali informazioni rientrino nell’ambito di applicazione della legge.
2. La segnalazione o divulgazione sia stata effettuata in conformità con i requisiti previsti dalla legge.
Sono espressamente vietati gli atti che costituiscono ritorsione, comprese le minacce di ritorsione e i tentativi di ritorsione contro le persone che presentano una segnalazione in conformità con quanto previsto dalla legge.
Per ritorsione si intende qualsiasi atto od omissione vietato dalla legge o che, in modo diretto o indiretto, comporti un trattamento sfavorevole che ponga la persona che lo subisce in una particolare situazione di svantaggio rispetto ad altri nel contesto lavorativo o professionale, unicamente per la sua condizione di segnalante o per aver effettuato una divulgazione pubblica.
Durante l’istruttoria del procedimento, le persone interessate dalla segnalazione avranno diritto alla presunzione di innocenza, al diritto di difesa e al diritto di accesso al fascicolo nei termini disciplinati dalla presente legge, nonché alla stessa protezione stabilita per i segnalanti, con tutela della loro identità e garanzia della riservatezza dei fatti e dei dati del procedimento.
L’Autorità Indipendente di Protezione del Segnalante (A.A.I.) potrà, nell’ambito dei procedimenti sanzionatori da essa istruiti, adottare misure provvisorie nei termini stabiliti dall’articolo 56 della Legge spagnola 39/2015, del 1° ottobre, sul Procedimento Amministrativo Comune delle Pubbliche Amministrazioni.
Sono espressamente esclusi dalla protezione prevista dalla legge coloro che segnalano o divulgano:
1. Informazioni contenute in segnalazioni che siano state respinte da un canale interno di segnalazione o per una delle cause previste dalla legge.
2. Informazioni connesse a reclami su conflitti interpersonali o che riguardino unicamente il segnalante e le persone cui si riferisce la segnalazione o divulgazione.
3. Informazioni che siano già completamente disponibili al pubblico o che costituiscano semplici dicerie.
4. Informazioni relative ad azioni od omissioni non comprese nell’ambito della legge.
VII. RISERVATEZZA E PROTEZIONE DEI DATI
I dati personali oggetto di trattamento, i documenti forniti e qualsiasi altra informazione fornita nella segnalazione che contenga dati personali saranno trattati in modo riservato dai responsabili del canale di segnalazione, al fine di adempiere all’obbligo di indagare e gestire la segnalazione presentata, nonché di adempiere agli obblighi di legge stabiliti dalla Legge spagnola 2/2023, del 20 febbraio, che disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni normative e la lotta alla corruzione.
Non saranno raccolti dati personali la cui pertinenza non risulti manifesta per il trattamento di una specifica informazione o, se raccolti accidentalmente, saranno cancellati senza indebito ritardo.
Il trattamento dei dati personali sarà effettuato nel rispetto della Legge spagnola 2/2023, del 20 febbraio, che disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni normative e la lotta alla corruzione, del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, della Legge Organica spagnola 3/2018, del 5 dicembre, sulla Protezione dei Dati Personali e la garanzia dei diritti digitali, e della Legge Organica spagnola 7/2021, del 26 maggio, sulla protezione dei dati personali trattati a fini di prevenzione, rilevamento, indagine e perseguimento di reati e di esecuzione di sanzioni penali.
L’accesso ai dati personali contenuti nel sistema di segnalazione interno sarà limitato a:
a) Il responsabile del Sistema e chi lo gestisce direttamente.
b) Il responsabile delle Risorse Umane o l’organo competente debitamente designato, solo quando possa procedersi all’adozione di misure disciplinari nei confronti di un lavoratore.
c) Il responsabile dei servizi legali dell’ente o organismo, qualora si proceda all’adozione di misure legali in relazione ai fatti riportati nella segnalazione.
d) I responsabili del trattamento eventualmente designati.
e) Il responsabile della protezione dei dati.
I dati potranno essere portati a conoscenza dell’Ufficio Legale, degli avvocati, degli organi giudiziari e delle Forze e Corpi di Sicurezza dello Stato qualora una delle informazioni ricevute possa essere considerata reato o illecito di qualsiasi tipo.
Base giuridica del trattamento: Il trattamento dei dati personali, nei casi di segnalazione interna, si intenderà lecito in virtù di quanto disposto dagli articoli 6.1.c) del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, 8 della Legge Organica spagnola 3/2018, del 5 dicembre, e 11 della Legge Organica spagnola 7/2021, del 26 maggio, quando, ai sensi di quanto stabilito dagli articoli 10 e 13 della legge, sia obbligatorio disporre di un sistema interno di segnalazione. Qualora non fosse obbligatorio, il trattamento si presumerà fondato sull’articolo 6.1.e) del citato regolamento. Il trattamento dei dati personali nei casi di canali di segnalazione esterni si intenderà lecito in virtù di quanto disposto dagli articoli 6.1.c) del Regolamento (UE) 2016/679, 8 della Legge Organica spagnola 3/2018, del 5 dicembre, e 11 della Legge Organica spagnola 7/2021, del 26 maggio.
Diritti dell’interessato: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione, gratuitamente tramite e-mail a: canalcomunicacion@koroshi.tv nei casi previsti dalla legge.
Conservazione: I dati saranno conservati per il termine legale stabilito per l’istruttoria del procedimento (3 mesi) e per il tempo necessario all’esercizio di azioni legali o, se necessario, per documentare la gestione del canale. L’interessato ha altresì diritto di presentare un reclamo all’AEPD (Autorità spagnola di protezione dei dati) su www.aepd.es per richiedere la tutela dei propri diritti.
VIII. COMUNICAZIONE E SENSIBILIZZAZIONE
Saranno svolte formazioni periodiche e campagne di sensibilizzazione per promuovere una cultura di integrità e trasparenza e per informare i dipendenti e le altre parti interessate in merito al canale di segnalazione.
L’azienda si impegna a divulgare la presente politica a tutti i dipendenti e alle parti interessate e ad aggiornarla regolarmente per garantirne la conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili.
Giugno 2023.
