CANAL D'INFORMATION
Chez KORÖSHI, nous avons à cœur de respecter la loi et le règlement intérieur ainsi que les principes établis dans notre entreprise. C'est pourquoi nous mettons à disposition des outils pour détecter et prévenir les comportements qui ne correspondent pas à nos valeurs. Le succès de notre entreprise repose sur l'intégrité et la conformité. Pour cette raison, notre service RH gère notre canal d'information totalement impartial et confidentiel où des sujets tels que :
· Harcèlement sexuel et/ou discrimination au travail
· Violations présumées d'autres lois en vigueur, de réglementations légales, d'autres réglementations nationales ou d'actes juridiques immédiats de l'Union européenne
· Risques pour les droits de l'homme et l'environnement qui pourraient être imputés à l'entreprise
· Autres comportements pouvant impliquer un abus de droit de la part de l'entreprise ou de ses fournisseurs
je. INTRODUCTION, OBJECTIF ET APPLICATION
Son objectif est d'établir un canal interne pour signaler d'éventuelles violations réglementaires, violations des politiques internes et/ou éthiques et d'établir un régime de protection des lanceurs d'alerte, conformément à la loi 2/2023 du 20 février, réglementant la protection des personnes qui signalent des violations réglementaires et la lutte contre la corruption.
Ce canal est un mécanisme qui permet aux employés et autres parties intéressées de signaler tout type de conduite illégale ou contraire à nos valeurs et principes éthiques, sans crainte de représailles, renforçant la culture de l'information, les infrastructures d'intégrité des organisations et la promotion de la culture de l'information ou de la communication comme mécanisme de prévention et de détection des menaces à l'intérêt public. De cette manière, nous cherchons à promouvoir une culture de transparence, d’intégrité et de responsabilité au sein de notre organisation, tout en protégeant les employés qui décident de porter plainte de bonne foi.
II. CANAL D'INFORMATION
Le canal Informateurs est géré par le responsable du système interne du canal et compte différents responsables en fonction de l'étendue des informations reçues.
La personne responsable du système sera en charge de :
• Réception, enregistrement et gestion des plaintes reçues par le canal informateur.
• Désignation de la personne ou de l'équipe chargée d'enquêter sur les plaintes reçues.
• Assurer la protection des lanceurs d'alerte et la confidentialité des plaintes reçues.
• Évaluation de la véracité et de la crédibilité des plaintes reçues.
• Prise de décision sur les mesures appropriées basées sur les résultats de la recherche.
• Suivi et révision périodique du processus de gestion des réclamations et de la politique interne de l'entreprise.
• Préparation de rapports et de recommandations à destination de la haute direction sur les plaintes reçues et les mesures prises.
Les informateurs entrant dans le champ d’application de la loi peuvent déposer leurs plaintes par les moyens suivants :
· Lien vers le canal en ligne de l'informateur : https://compliance.legalsending.com/canal/?C=4860789019017098
· Code QR :
· Envoi d'un email à l'adresse suivante :canalcomunicacion@koroshi.tv
· Courrier postal adressé aux RH ; Responsable du système d'information interne de l'entreprise.
À la demande du déclarant, par le biais d'une demande adressée au responsable du système, la communication peut être effectuée par le biais d'une réunion en face à face.
III. SUJETS DU RAPPORT
Le canal peut être utilisé par :
1. Les personnes qui ont le statut de salarié ou de travailleur indépendant.
2. Collaborateurs indépendants (freelance).
3. Actionnaires, participants et personnes appartenant à l'organe d'administration, de direction ou de surveillance de la société, y compris les membres non exécutifs.
4. Toute personne qui travaille pour ou sous la supervision et la direction d'entrepreneurs, de sous-traitants et de fournisseurs.
5. D'autres
Il est important de souligner que les plaintes déposées via le canal des lanceurs d’alerte doivent être de bonne foi, c’est-à-dire qu’elles doivent être étayées par des preuves et des faits concrets.
IV. FAITS À SIGNALER
Le canal sera uniquement utilisé pour avertir l'entreprise des aspects suivants :
A. Toute action ou omission susceptible de constituer une violation du droit de l'Union européenne à condition que :
1. Ils entrent dans le champ d'application des actes de l'Union européenne énumérés dans l'annexe de la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil, du 23 octobre 2019, relative à la protection des personnes qui signalent des infractions au droit de l'Union, quelle que soit la qualification qui leur est faite par l'ordre juridique interne.
2. Affecter les intérêts financiers de l'Union européenne tels que prévus à l'article 325 du Traité sur le fonctionnement de l'Union européenne (TFUE) ; ou
3. Affecter le marché intérieur, tel que prévu à l'article 26, paragraphe 2 du TFUE, y compris les infractions aux règles de l'Union européenne en matière de concurrence et d'aides accordées par les États, ainsi que les infractions relatives au marché intérieur en relation avec des actes qui enfreignent les règles de l'impôt sur les sociétés ou des pratiques dont le but est d'obtenir un avantage fiscal qui fausse l'objet ou le but de la législation applicable à l'impôt sur les sociétés.
B. Actions ou omissions pouvant constituer une infraction pénale ou administrative grave ou très grave*.
*Dans tous les cas, seront incluses toutes les infractions pénales ou administratives graves ou très graves qui impliquent des pertes économiques pour le Trésor Public et la Sécurité Sociale.
La personne qui signale doit fournir au moins une référence à la portée subjective de l'infraction (matière ou réglementation violée : droit de l'Union européenne ; infraction pénale ; ou infraction administrative) ; et une description des faits communiqués (informations pertinentes sur ce qui s'est passé), aussi détaillée que possible, en joignant la documentation éventuellement disponible, le cas échéant.
De même, vous pouvez fournir votre nom et prénom, ainsi qu'un numéro de téléphone de contact, si vous choisissez de ne pas effectuer cette communication de manière anonyme.
Si vous connaissez l'identité de la personne responsable de l'irrégularité signalée, ou si vous avez fait connaître ces faits à un autre organisme ou entité par un canal externe, vous pouvez également fournir ces informations.
v. PROCÉDURE DE RÉCLAMATION
L'entreprise s'engage à enquêter sur tous les signalements de violations possibles ou de non-conformité reçus via le canal des lanceurs d'alerte.
L’entreprise désignera une personne ou une équipe responsable du système d’information ou du canal des réclamations chargée de recevoir, d’enregistrer et de gérer les réclamations reçues via le canal des lanceurs d’alerte.
Le responsable du Système exercera ses fonctions de manière indépendante et autonome par rapport au reste des organes de l'entité ou de l'organisation, il ne pourra recevoir d'instructions d'aucune sorte dans son exercice et il disposera de tous les moyens personnels et matériels nécessaires pour les exercer.
Toutes les allégations feront l’objet d’une enquête impartiale et confidentielle et des mesures appropriées seront prises en fonction des résultats de l’enquête pour protéger le lanceur d’alerte.
L'entreprise s'engage à informer le plaignant de l'état de l'enquête et des mesures adoptées, dans la mesure du possible et sans compromettre la confidentialité et la protection du plaignant, et peut demander des informations complémentaires aux faits communiqués par ce canal.
À la demande de l'informateur, ils peuvent également se présenter en personne dans un délai maximum de sept jours pour effectuer une communication. Ladite réunion sera enregistrée dans les conditions fixées par la loi. Sans préjudice de ses droits conformément à la réglementation sur la protection des données, l'informateur se verra offrir la possibilité de vérifier, rectifier et accepter la transcription de la conversation en signant.
De plus, l'entreprise s'engage à suivre toutes les plaintes reçues et les mesures prises pour garantir l'efficacité de cette politique et améliorer continuellement le processus.
Les communications via le système d'information peuvent être anonymes.
Les communications reçues seront acceptées dans un délai maximum de 7 jours et gérées pendant un délai maximum de 3 mois, sauf dans les cas de complexité particulière nécessitant une prolongation du délai, auquel cas celui-ci pourra être prolongé jusqu'à un maximum de trois mois supplémentaires.
Toute information dont les faits pourraient indirectement constituer un délit sera immédiatement transmise au ministère public. Dans le cas où les événements affectent les intérêts financiers de l'Union européenne, le Parquet européen sera saisi.
En plus de ce canal interne, il existe d'autres canaux externes activés par les autorités compétentes pour communiquer également des actions ou omissions susceptibles de constituer des violations dans les domaines indiqués ci-dessus. Parmi ces chaînes figurent :
Chaînes nationales ou régionales:
· Service National de Coordination Antifraude
· Parquet contre la corruption et le crime organisé
· Autorité indépendante de protection des lanceurs d’alerte* :
* La loi 2/2023 prévoit la création spécifique de ce canal d'information externe et la nomination d'une autorité indépendante de protection des lanceurs d'alerte. Les personnes susmentionnées (« informateurs ») pourront communiquer à ladite Autorité, ou aux autorités ou organismes autonomes correspondants, la commission de toute action ou omission incluse dans la section « communications », soit directement, soit après avoir effectué ladite communication à travers ce Canal d'Information Interne. (INFORMATIONS SUR L'ACCÈS À CE CANAL EXTERNE PAS ENCORE DISPONIBLES)
Chaînes européennes
· Office européen de lutte antifraude (OLAF)
VI. PROTECTION DES INFORMATEURS
Nous nous engageons à protéger les personnes qui signalent des violations ou des non-conformités, conformément à la loi 2/2023.
Les personnes qui signalent ou révèlent des violations auront droit à une protection contre les représailles à condition que les circonstances suivantes s'appliquent :
1. Ils ont des motifs raisonnables de croire que les informations mentionnées sont véridiques au moment de leur communication ou de leur divulgation, même s'ils n'apportent pas de preuves concluantes, et que lesdites informations entrent dans le champ d'application de la loi.
2. La communication ou la divulgation a été effectuée conformément aux exigences prévues par la loi.
Les actes constituant des représailles, y compris les menaces et tentatives de représailles contre les personnes qui soumettent une communication conformément à la loi, sont expressément interdits.
Par représailles, on entend tout acte ou omission interdit par la loi ou qui implique, directement ou indirectement, un traitement défavorable qui place la personne qui en souffre dans un désavantage particulier par rapport à une autre dans le cadre du travail ou de la profession, uniquement en raison de sa qualité d'informateur ou du fait d'avoir fait une divulgation publique.
Lors du traitement du dossier, les personnes concernées par la communication auront droit à la présomption d'innocence, au droit de la défense et au droit d'accès au dossier dans les termes réglés par la présente loi, ainsi qu'à la même protection établie pour les informateurs, en préservant leur identité et en garantissant la confidentialité des faits et des données de la procédure.
L’Autorité indépendante de protection des lanceurs d’alerte, A.A.I. peut, dans le cadre des procédures de sanction qu'elle ordonne, adopter des mesures provisoires dans les termes établis à l'article 56 de la loi 39/2015 du 1er octobre sur la procédure administrative commune des administrations publiques.
Sont expressément exclues de la protection prévue par la loi les personnes qui communiquent ou révèlent :
1. Informations contenues dans des communications qui ont été irrecevables par tout canal d'information interne ou pour l'une des causes prévues par la loi.
2. Informations liées à des réclamations concernant des conflits interpersonnels ou qui affectent uniquement l'informateur et les personnes auxquelles la communication ou la divulgation fait référence.
3. Des informations déjà entièrement accessibles au public ou qui ne constituent que de simples rumeurs.
4. Informations faisant référence à des actions ou omissions non incluses dans le champ d'application de la loi.
VII. CONFIDENTIALITÉ ET PROTECTION DES DONNÉES
Les données personnelles en cours de traitement, les documents fournis et toute autre information fournie dans la plainte qui contient des informations personnelles, seront traitées de manière confidentielle par les responsables du canal d'information/réclamations afin de respecter l'obligation d'enquêter et de gérer la plainte présentée ainsi que de respecter les obligations légales. établi dans la loi 2/2023 du 20 février, réglementant la protection des personnes qui signalent des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption.
Les données personnelles qui ne sont pas clairement pertinentes pour le traitement d'informations spécifiques ne seront pas collectées ou, si elles sont collectées par accident, seront supprimées sans délai injustifié.
Le traitement des données personnelles sera effectué en respectant la loi 2/2023 du 20 février, réglementant la protection des personnes qui signalent des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, de la loi organique 3/2018 du 5 décembre sur la protection des données personnelles et la garantie des droits numériques et la loi organique 7/2021 du mai. 26, sur la protection des données personnelles traitées à des fins de prévention, de détection, d'enquête et de poursuite des infractions pénales et d'exécution des sanctions pénales.
L’accès aux données personnelles contenues dans le système d’information interne sera limité à :
a) La personne responsable du Système et celui qui le gère directement.
b) La personne responsable des ressources humaines ou l'organisme compétent dûment désigné, uniquement lorsque des mesures disciplinaires pourraient être adoptées à l'encontre d'un travailleur.
c) La personne responsable des services juridiques de l'entité ou de l'organisation, si l'adoption de mesures juridiques est appropriée par rapport aux faits rapportés dans la communication.
d) Les responsables du traitement qui pourront éventuellement être désignés.
e) Le délégué à la protection des données.
Les données peuvent être portées à la connaissance du Département Juridique, des Avocats, des Organes Judiciaires et des Forces et Organismes de Sécurité de l'État dans le cas où l'une des informations reçues est susceptible d'être considérée comme un délit ou une infraction légale de quelque type que ce soit.
Base juridique du traitement : Le traitement des données personnelles, dans les cas de communication interne, sera considéré comme licite en vertu des dispositions des articles 6.1.c) du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, 8 de la loi organique 3/2018 du 5 décembre et 11 de la loi organique 7/2021 du 26 mai, lorsque, conformément Conformément aux dispositions des articles 10 et 13 de la loi, il est obligatoire de disposer d'un système d'information interne. S'il n'est pas obligatoire, le traitement sera présumé être couvert par l'article 6.1.e) du règlement susvisé. Le traitement des données personnelles dans le cas de canaux de communication externes sera considéré comme licite selon les dispositions des articles 6.1.c) du Règlement (UE) 2016/679, 8 de la Loi Organique 3/2018 du 5 décembre et 11 de la Loi Organique 7/2021 du 26 mai.
Droits de l'intéressé: accès, rectification, suppression, limitation, portabilité et opposition, gratuitement par email à : canalcomunicacion@koroshi.tv dans les cas légalement prévus.
Conservation : Les données seront conservées pendant le délai légal établi pour le traitement du dossier (3 mois) et pendant le temps nécessaire à l'exercice d'actions en justice ou s'il est nécessaire de laisser des preuves de la gestion de la chaîne. L'intéressé a à son tour le droit de présenter une réclamation à l'AEPD sur www.aepd.es pour demander la protection de ses droits.
VIII. COMMUNICATION ET SENSIBILISATION
Des campagnes régulières de formation et de sensibilisation seront menées pour favoriser une culture d'intégrité et de transparence, et pour informer les employés et autres parties prenantes sur le canal des lanceurs d'alerte.
L'entreprise s'engage à diffuser cette politique à tous les salariés et parties intéressées, et à la mettre à jour régulièrement pour garantir sa conformité aux lois et réglementations applicables.
Juin 2023.
