Canal del Informante
POLÍTICA INTERNA DEL
CANAL DEL INFORMANTE
POLÍTICA INTERNA DEL
CANAL DEL INFORMANTE
En KORÖSHI, nos preocupamos en cumplir con la legalidad y la normativa interna y con los principios establecidos en nuestra empresa. Por esto, ponemos a disposición herramientas para detectar y prevenir conductas que no correspondan a nuestros valores. El éxito de nuestra compañía se basa en la Integridad y el cumplimiento. Por ello, nuestro departamento de RRHH gestiona nuestro Canal del Informante totalmente imparcial y confidencial donde se puedan transmitir los temas como:
· Acoso sexual, laboral y/o discriminación
· Sospechas de otras infracciones de leyes en vigor, reglamentos jurídicos, otras disposiciones estatales o actos jurídicos inmediatos de la Unión Europea
· Riesgos para los derechos humanos y el medio ambiente que pudieran atribuirse a la empresa
· Otras conductas que puedan suponer un abuso de derecho por parte de la empresa o sus proveedores
I. INTRODUCCIÓN, OBJETO Y APLICACIÓN
Tiene como objetivo establecer un canal interno para la denuncia de posibles infracciones normativas, infracción de políticas internas y/o éticas y establecer un régimen de protección al informante, en cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
Este Canal es un mecanismo que permite a los empleados y otras partes interesadas, denunciar cualquier tipo de conducta ilegal o contraria a nuestros valores y principios éticos, sin temor a represalias fortaleciendo la cultura de la información, de las infraestructuras de integridad de las organizaciones y el fomento de la cultura de la información o comunicación como mecanismo para prevenir y detectar amenazas al interés público. De esta manera, se busca promover una cultura de transparencia, integridad y responsabilidad en nuestra organización, al mismo tiempo que se protege a aquellos empleados que deciden hacer una denuncia de buena fe.
II. CANAL DEL INFORMANTE
El canal del Informante está a cargo del responsable del sistema interno del Canal, y cuenta con diversos gestores según el ámbito de la información recibida.
El responsable del sistema se ocupará de:
• Recepción, registro y gestión de las denuncias recibidas a través del canal del informante.
• Designación de la persona o equipo encargado de la investigación de las denuncias recibidas.
• Aseguramiento de la protección de los denunciantes y la confidencialidad de las denuncias recibidas.
• Evaluación de la veracidad y credibilidad de las denuncias recibidas.
• Toma de decisiones sobre las medidas adecuadas en función de los resultados de la investigación.
• Seguimiento y revisión periódica del proceso de gestión de denuncias y de la política interna de la empresa.
• Elaboración de informes y recomendaciones para la alta dirección sobre las denuncias recibidas y las medidas adoptadas.
Los informantes dentro del ámbito de aplicación de la ley pueden realizar sus denuncias a través de los siguientes medios:
· Enlace al canal online del informante: https://compliance.legalsending.com/canal/?C=4860789019017098
· Código QR:
· Envío de un correo electrónico a la siguiente dirección:canalcomunicacion@koroshi.tv
· Correo postal dirigido a RRHH; Responsable Sistema Interno de Información, de la empresa.
A solicitud de la persona informante, mediante petición dirigida al responsable del Sistema, podrá realizarse la comunicación mediante una reunión presencial.
III. SUJETOS INFORMANTES
El canal podrá ser utilizado por:
1. Las personas que tengan la condición de empleados o trabajadores por cuenta ajena.
2. Los autónomos colaboradores (freelance).
3. Los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de la empresa, incluidos los miembros no ejecutivos.
4. Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
5. Otros
Es importante destacar que las denuncias realizadas a través del canal del informante deben ser de buena fe, es decir, deben estar respaldadas por evidencia y hechos concretos.
IV. HECHOS DENUNCIABLES
El canal será únicamente utilizado para advertir a la empresa de los siguientes aspectos:
A. Cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea siempre que:
1.º Entren dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea enumerados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, con independencia de la calificación que de las mismas realice el ordenamiento jurídico interno.
2.º Afecten a los intereses financieros de la Unión Europea tal y como se contemplan en el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE); o
3.º Incidan en el mercado interior, tal y como se contempla en el artículo 26, apartado 2 del TFUE, incluidas las infracciones de las normas de la Unión Europea en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o con prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades.
B. Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave*.
*En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.
La persona informante deberá facilitar como mínimo, la referencia al ámbito subjetivo de la infracción (materia o normativa infringida: Derecho de la Unión Europea; infracción penal; o infracción administrativa); y una descripción de los hechos objeto de comunicación (información relevante sobre lo ocurrido), lo más detallada posible, adjuntando la documentación de la que pudiera disponer, en su caso.
De igual manera puede facilitar su nombre y apellidos, y un teléfono de contacto, si no optase por realizar esta comunicación de forma anónima.
Si conociese la identidad de la persona responsable de la irregularidad comunicada, o hubiera puesto en conocimiento estos hechos a otro órgano o entidad a través de algún canal externo, también podrá facilitar estas informaciones.
V. PROCEDIMIENTO DE DENUNCIA
La empresa se compromete a investigar todas las denuncias de posibles infracciones o incumplimientos que se reciban a través del canal del informante.
La empresa designará a una persona o equipo como responsable del sistema de información o canal de denuncias encargado de la recepción, registro y gestión de las denuncias recibidas a través del canal del informante.
El responsable del Sistema desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la entidad u organismo, no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, y dispondrá de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo.
Se investigarán todas las denuncias de manera imparcial y confidencial y se tomarán medidas adecuadas en función de los resultados de la investigación destinadas a la protección del informante.
La empresa se compromete a informar al denunciante sobre el estado de la investigación y de las medidas adoptadas, siempre que sea posible y sin comprometer la confidencialidad y protección del denunciante pudiendo solicitar información adicional a los hechos comunicados a través del canal.
A solicitud del informante, también podrá presentarse mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días para realizar una comunicación. Dicha reunión será grabada en los términos establecidos en la ley. Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo con la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.
Además, la empresa se compromete a realizar un seguimiento de todas las denuncias recibidas y las medidas adoptadas para garantizar la efectividad de esta política y mejorar continuamente el proceso.
Las comunicaciones a través del sistema de información podrán ser anónimas.
Las comunicaciones recibidas serán aceptadas en el plazo máximo de 7 días y gestionadas durante el plazo máximo de 3 meses salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
Se remitirá al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cualquier información cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
Además de este Canal Interno, existen otros canales externos habilitados por las autoridades competentes, para comunicar igualmente las acciones u omisiones que puedan constituir infracciones, sobre los ámbitos anteriormente indicados. Entre dichos canales se encuentran:
Canales Estatales o Autonómicos:
· Servicio Nacional de Coordinación Antifraude
· Fiscalía contra la Corrupción y la Criminalidad Organizada
· Autoridad Independiente de Protección al Informante*:
* La Ley 2/2023 establece la creación específica de este canal externo de información, y el nombramiento de una Autoridad Independiente de Protección del Informante. Las personas anteriormente indicadas (“informantes”) podrán comunicar ante dicha Autoridad, o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, la comisión de cualesquiera acciones u omisiones recogidas en el apartado “comunicaciones”, bien directamente, o tras haber efectuado dicha comunicación a través de este Canal Interno de Información. (INFORMACIÓN DE ACCESO A ESTE CANAL EXTERNO AÚN NO DISPONIBLE)
Canales Europeos
· Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF)
VI. PROTECCIÓN DE LOS INFORMANTES
Nos comprometemos a proteger a las personas que informen sobre infracciones o incumplimientos, de acuerdo con la Ley 2/2023.
Las personas que comuniquen o revelen infracciones tendrán derecho a protección frente a represalias siempre que concurran las circunstancias siguientes:
1. Tengan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación o revelación, aun cuando no aporten pruebas concluyentes, y que la citada información entra dentro del ámbito de aplicación de la ley.
2. La comunicación o revelación se haya realizado conforme a los requerimientos previstos en la ley.
Se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en la ley.
Se entiende por represalia cualesquier acto u omisión que esté prohibido por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que la sufre en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.
Durante la tramitación del expediente las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos regulados en esta ley, así como a la misma protección establecida para los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.
La Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. podrá, en el marco de los procedimientos sancionadores que instruya, adoptar medidas provisionales en los términos establecidos en el artículo 56 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas
Quedan expresamente excluidos de la protección prevista en la ley aquellas personas que comuniquen o revelen:
1. Informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido inadmitidas por algún canal interno de información o por alguna de las causas previstas en la ley.
2. Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación.
3. Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.
4. Informaciones que se refieran a acciones u omisiones no comprendidas en el ámbito de la ley.
VII. CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS
Los datos personales objeto de tratamiento, los documentos aportados y cualesquiera otra información facilitada en la denuncia que contenga información personal, serán tratados de manera confidencial por los responsables del canal del informante/denuncias con la finalidad de cumplir con la obligación de investigar y gestionar la denuncia presentada así como para dar cumplimiento a las obligaciones legales establecidas en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.
El tratamiento de datos personales será realizado velando por el cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción , del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y de la la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales.
El acceso a los datos personales contenidos en el sistema de información interno quedará limitado a:
a) El responsable del Sistema y a quien lo gestione directamente.
b) El responsable de Recursos humanos o el órgano competente debidamente designado, solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador.
c) El responsable de los servicios jurídicos de la entidad u organismo, si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación.
d) Los encargados del tratamiento que eventualmente se designen.
e) El delegado de protección de datos.
Los datos podrán ser puestos en conocimiento del Departamento Legal, Abogados, Órganos Judiciales y Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado en caso de que alguna de las informaciones recibidas fuera susceptible de ser consideradas delito o infracción legal de algún tipo.
Base legal del tratamiento: El tratamiento de datos personales, en los supuestos de comunicación internos, se entenderá lícito en virtud de lo que disponen los artículos 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, 8 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, y 11 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, cuando, de acuerdo con lo establecido en los artículos 10 y 13 de la ley, sea obligatorio disponer de un sistema interno de información. Si no fuese obligatorio, el tratamiento se presumirá amparado en el artículo 6.1.e) del citado reglamento. El tratamiento de datos personales en los supuestos de canales de comunicación externos se entenderá lícito en virtud de lo que disponen los artículos 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679, 8 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, y 11 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo.
Derechos del interesado: acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición, de manera gratuita mediante correo electrónico a: canalcomunicacion@koroshi.tv en los casos legalmente previstos.
Conservación: Los datos se conservarán por el plazo legal establecido para la tramitación del expediente (3 meses) y por el tiempo necesario para el ejercicio de acciones legales o si fuese necesario dejar evidencia de la gestión del canal. El interesado tiene derecho a su vez a presentar una reclamación a la AEPD en www.aepd.es para solicitar la tutela de sus derechos.
VIII. COMUNICACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN
Se llevarán a cabo capacitaciones periódicas y campañas de sensibilización para fomentar una cultura de integridad y transparencia, y para informar a los empleados y otras partes interesadas sobre el canal del informante
La empresa se compromete a difundir esta política a todos los empleados y partes interesadas, y a actualizarla regularmente para garantizar su conformidad con las leyes y regulaciones aplicables.
Junio de 2023.
