HINWEISGEBERKANAL
Bei KORÖSHI legen wir Wert auf die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und der internen Regelungen sowie der in unserem Unternehmen festgelegten Grundsätze. Aus diesem Grund stellen wir Instrumente zur Verfügung, um Verhaltensweisen, die nicht unseren Werten entsprechen, zu erkennen und zu verhindern. Der Erfolg unseres Unternehmens beruht auf Integrität und Compliance. Daher betreibt unsere Personalabteilung unseren vollkommen unparteiischen und vertraulichen Hinweisgeberkanal, über den Themen wie die folgenden übermittelt werden können:
· Sexuelle Belästigung, Belästigung am Arbeitsplatz und/oder Diskriminierung
· Verdacht auf sonstige Verstöße gegen geltende Gesetze, Rechtsvorschriften, sonstige staatliche Bestimmungen oder unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union
· Risiken für die Menschenrechte und die Umwelt, die dem Unternehmen zugerechnet werden könnten
· Sonstige Verhaltensweisen, die einen Rechtsmissbrauch durch das Unternehmen oder seine Lieferanten darstellen könnten
I. EINLEITUNG, GEGENSTAND UND ANWENDUNG
Ziel ist es, einen internen Kanal für die Meldung möglicher Verstöße gegen Rechtsvorschriften, Verstöße gegen interne und/oder ethische Richtlinien einzurichten und ein Schutzsystem für den Hinweisgeber zu schaffen, in Übereinstimmung mit dem Gesetz 2/2023 vom 20. Februar zur Regelung des Schutzes von Personen, die über Verstöße gegen Rechtsvorschriften informieren, und zur Korruptionsbekämpfung.
Dieser Kanal ist ein Mechanismus, der es den Mitarbeitenden und anderen interessierten Parteien ermöglicht, jede Art von rechtswidrigem oder unseren Werten und ethischen Grundsätzen widersprechendem Verhalten ohne Angst vor Repressalien zu melden, und stärkt damit die Kultur der Information, die Integritätsstrukturen der Organisationen und die Förderung der Informations- bzw. Kommunikationskultur als Mechanismus zur Verhinderung und Erkennung von Bedrohungen des öffentlichen Interesses. Auf diese Weise wird angestrebt, eine Kultur der Transparenz, Integrität und Verantwortung in unserer Organisation zu fördern und zugleich diejenigen Mitarbeitenden zu schützen, die sich entscheiden, eine Meldung in gutem Glauben zu erstatten.
II. HINWEISGEBERKANAL
Der Hinweisgeberkanal untersteht dem Verantwortlichen des internen Kanalsystems und verfügt über verschiedene Sachbearbeiter je nach Bereich der eingegangenen Information.
Der Verantwortliche des Systems ist zuständig für:
• Entgegennahme, Registrierung und Bearbeitung der über den Hinweisgeberkanal eingegangenen Meldungen.
• Benennung der Person oder des Teams, das mit der Untersuchung der eingegangenen Meldungen betraut ist.
• Gewährleistung des Schutzes der Hinweisgeber und der Vertraulichkeit der eingegangenen Meldungen.
• Bewertung des Wahrheitsgehalts und der Glaubwürdigkeit der eingegangenen Meldungen.
• Entscheidung über die angemessenen Maßnahmen auf der Grundlage der Untersuchungsergebnisse.
• Regelmäßige Nachverfolgung und Überprüfung des Verfahrens zur Bearbeitung von Meldungen und der internen Unternehmensrichtlinie.
• Erstellung von Berichten und Empfehlungen für die Geschäftsleitung zu den eingegangenen Meldungen und den ergriffenen Maßnahmen.
Die Hinweisgeber, die in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen, können ihre Meldungen über die folgenden Wege erstatten:
· Link zum Online-Hinweisgeberkanal: https://compliance.legalsending.com/canal/?C=4860789019017098
· QR-Code:
· Versand einer E-Mail an die folgende Adresse:canalcomunicacion@koroshi.tv
· Postsendung an die Personalabteilung; Verantwortlicher des internen Informationssystems des Unternehmens.
Auf Antrag des Hinweisgebers kann die Mitteilung mittels eines an den Verantwortlichen des Systems gerichteten Ersuchens im Rahmen einer persönlichen Besprechung erfolgen.
III. HINWEISGEBENDE PERSONEN
Der Kanal kann genutzt werden von:
1. Personen, die den Status von Angestellten oder abhängig Beschäftigten haben.
2. Mitarbeitenden Selbstständigen (Freelancer).
3. Aktionären, Gesellschaftern und Personen, die dem Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgan des Unternehmens angehören, einschließlich der nicht geschäftsführenden Mitglieder.
4. Jeder Person, die für oder unter der Aufsicht und Leitung von Auftragnehmern, Unterauftragnehmern und Lieferanten tätig ist.
5. Sonstige
Es ist wichtig hervorzuheben, dass die über den Hinweisgeberkanal erstatteten Meldungen in gutem Glauben erfolgen müssen, das heißt, sie müssen durch Beweise und konkrete Tatsachen gestützt sein.
IV. MELDEFÄHIGE SACHVERHALTE
Der Kanal wird ausschließlich dazu genutzt, das Unternehmen auf die folgenden Aspekte hinzuweisen:
A. Sämtliche Handlungen oder Unterlassungen, die Verstöße gegen das Recht der Europäischen Union darstellen können, sofern sie:
1. in den Anwendungsbereich der im Anhang der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, aufgeführten Rechtsakte der Europäischen Union fallen, unabhängig von der Einstufung, die die innerstaatliche Rechtsordnung diesen zuweist.
2. die finanziellen Interessen der Europäischen Union berühren, wie sie in Artikel 325 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) vorgesehen sind; oder
3. den Binnenmarkt betreffen, wie er in Artikel 26 Absatz 2 AEUV vorgesehen ist, einschließlich der Verstöße gegen die Wettbewerbsvorschriften der Europäischen Union und gegen die Vorschriften über staatliche Beihilfen sowie der Verstöße in Bezug auf den Binnenmarkt im Zusammenhang mit Handlungen, die gegen die Körperschaftsteuervorschriften verstoßen, oder mit Praktiken, deren Ziel es ist, einen steuerlichen Vorteil zu erlangen, der dem Ziel oder Zweck der auf die Körperschaftsteuer anwendbaren Rechtsvorschriften zuwiderläuft.
B. Handlungen oder Unterlassungen, die eine schwere oder sehr schwere straf- oder verwaltungsrechtliche Zuwiderhandlung darstellen können*.
*In jedem Fall gelten als erfasst alle schweren oder sehr schweren straf- oder verwaltungsrechtlichen Zuwiderhandlungen, die einen wirtschaftlichen Schaden für die öffentliche Hand und für die Sozialversicherung mit sich bringen.
Die hinweisgebende Person muss mindestens den Verweis auf den sachlichen Anwendungsbereich des Verstoßes (betroffener Bereich oder verletzte Rechtsvorschrift: Recht der Europäischen Union; strafrechtliche Zuwiderhandlung; oder verwaltungsrechtliche Zuwiderhandlung) sowie eine möglichst detaillierte Beschreibung des mitgeteilten Sachverhalts (relevante Informationen über das Geschehene) angeben und gegebenenfalls die ihr gegebenenfalls vorliegenden Unterlagen beifügen.
Ebenso kann sie ihren Vor- und Nachnamen sowie eine Kontakttelefonnummer angeben, sofern sie sich nicht dafür entscheidet, diese Mitteilung anonym zu erstatten.
Sollte sie die Identität der für die mitgeteilte Unregelmäßigkeit verantwortlichen Person kennen oder diesen Sachverhalt bereits einem anderen Organ oder einer anderen Stelle über einen externen Kanal zur Kenntnis gebracht haben, kann sie auch diese Informationen mitteilen.
V. MELDEVERFAHREN
Das Unternehmen verpflichtet sich, alle Meldungen möglicher Verstöße oder Zuwiderhandlungen zu untersuchen, die über den Hinweisgeberkanal eingehen.
Das Unternehmen benennt eine Person oder ein Team als Verantwortlichen des Informationssystems bzw. Meldekanals, der mit der Entgegennahme, Registrierung und Bearbeitung der über den Hinweisgeberkanal eingegangenen Meldungen betraut ist.
Der Verantwortliche des Systems übt seine Aufgaben unabhängig und autonom gegenüber den übrigen Organen der Einrichtung oder Organisation aus, darf bei deren Ausübung keinerlei Weisungen entgegennehmen und verfügt über alle hierfür erforderlichen personellen und materiellen Mittel.
Alle Meldungen werden unparteiisch und vertraulich untersucht, und auf der Grundlage der Untersuchungsergebnisse werden angemessene Maßnahmen zum Schutz des Hinweisgebers ergriffen.
Das Unternehmen verpflichtet sich, den Hinweisgeber über den Stand der Untersuchung und die ergriffenen Maßnahmen zu informieren, soweit dies möglich ist und ohne die Vertraulichkeit und den Schutz des Hinweisgebers zu gefährden, wobei es zusätzliche Informationen zu den über den Kanal mitgeteilten Sachverhalten anfordern kann.
Auf Antrag des Hinweisgebers kann die Meldung auch im Rahmen einer persönlichen Besprechung innerhalb einer Höchstfrist von sieben Tagen ab dem Ersuchen um eine Mitteilung erstattet werden. Diese Besprechung wird unter den im Gesetz festgelegten Bedingungen aufgezeichnet. Unbeschadet der ihm nach den datenschutzrechtlichen Vorschriften zustehenden Rechte wird dem Hinweisgeber die Möglichkeit geboten, die Niederschrift des Gesprächs zu überprüfen, zu berichtigen und durch seine Unterschrift zu bestätigen.
Darüber hinaus verpflichtet sich das Unternehmen, alle eingegangenen Meldungen und die ergriffenen Maßnahmen nachzuverfolgen, um die Wirksamkeit dieser Richtlinie zu gewährleisten und das Verfahren kontinuierlich zu verbessern.
Die Mitteilungen über das Informationssystem können anonym erfolgen.
Die eingegangenen Mitteilungen werden innerhalb einer Höchstfrist von 7 Tagen angenommen und innerhalb einer Höchstfrist von 3 Monaten bearbeitet, außer in Fällen besonderer Komplexität, die eine Verlängerung der Frist erfordern; in diesem Fall kann diese um höchstens weitere drei Monate verlängert werden.
Jede Information wird unverzüglich an die Staatsanwaltschaft weitergeleitet, wenn der Sachverhalt nach Anhaltspunkten eine Straftat darstellen könnte. Falls der Sachverhalt die finanziellen Interessen der Europäischen Union berührt, wird er an die Europäische Staatsanwaltschaft weitergeleitet.
Neben diesem internen Kanal bestehen weitere von den zuständigen Behörden eingerichtete externe Kanäle, um ebenfalls die Handlungen oder Unterlassungen zu melden, die Verstöße in den zuvor genannten Bereichen darstellen können. Zu diesen Kanälen gehören:
Staatliche oder regionale Kanäle:
· Nationaler Dienst zur Koordinierung der Betrugsbekämpfung
· Staatsanwaltschaft zur Bekämpfung von Korruption und organisierter Kriminalität
· Unabhängige Behörde zum Schutz des Hinweisgebers*:
* Das Gesetz 2/2023 sieht die ausdrückliche Einrichtung dieses externen Informationskanals und die Ernennung einer Unabhängigen Behörde zum Schutz des Hinweisgebers vor. Die zuvor genannten Personen („Hinweisgeber“) können bei dieser Behörde oder bei den entsprechenden regionalen Behörden oder Organen die Begehung sämtlicher im Abschnitt „Mitteilungen“ aufgeführten Handlungen oder Unterlassungen melden, entweder unmittelbar oder nachdem sie diese Mitteilung über diesen internen Informationskanal erstattet haben. (ZUGANGSINFORMATIONEN ZU DIESEM EXTERNEN KANAL NOCH NICHT VERFÜGBAR)
Europäische Kanäle
· Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF)
VI. SCHUTZ DER HINWEISGEBER
Wir verpflichten uns, die Personen, die über Verstöße oder Zuwiderhandlungen informieren, gemäß dem Gesetz 2/2023 zu schützen.
Personen, die Verstöße mitteilen oder offenlegen, haben Anspruch auf Schutz vor Repressalien, sofern die folgenden Umstände vorliegen:
1. Sie haben hinreichende Gründe zu der Annahme, dass die mitgeteilten Informationen zum Zeitpunkt der Mitteilung oder Offenlegung der Wahrheit entsprechen, auch wenn sie keine schlüssigen Beweise vorlegen, und dass die genannten Informationen in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen.
2. Die Mitteilung oder Offenlegung ist gemäß den im Gesetz vorgesehenen Anforderungen erfolgt.
Ausdrücklich verboten sind Handlungen, die eine Repressalie darstellen, einschließlich der Androhung von Repressalien und der Versuche von Repressalien gegen Personen, die eine Mitteilung gemäß den Bestimmungen des Gesetzes erstatten.
Als Repressalie gilt jede Handlung oder Unterlassung, die gesetzlich verboten ist oder die unmittelbar oder mittelbar eine Benachteiligung darstellt, durch die die davon betroffenen Personen im beruflichen oder dienstlichen Kontext gegenüber einer anderen Person in eine besondere Nachteilssituation versetzt werden, allein aufgrund ihrer Eigenschaft als Hinweisgeber oder weil sie eine öffentliche Offenlegung vorgenommen haben.
Während der Bearbeitung des Verfahrens haben die von der Mitteilung betroffenen Personen Anspruch auf die Unschuldsvermutung, das Recht auf Verteidigung und das Recht auf Akteneinsicht nach Maßgabe der in diesem Gesetz geregelten Bestimmungen sowie auf denselben Schutz, der für die Hinweisgeber festgelegt ist, wobei ihre Identität gewahrt und die Vertraulichkeit der Sachverhalte und Daten des Verfahrens gewährleistet wird.
Die Unabhängige Behörde zum Schutz des Hinweisgebers, A.A.I., kann im Rahmen der von ihr geführten Sanktionsverfahren vorläufige Maßnahmen gemäß den Bestimmungen des Artikels 56 des Gesetzes 39/2015 vom 1. Oktober über das gemeinsame Verwaltungsverfahren der öffentlichen Verwaltungen ergreifen.
Ausdrücklich vom im Gesetz vorgesehenen Schutz ausgeschlossen sind Personen, die Folgendes mitteilen oder offenlegen:
1. Informationen, die in Mitteilungen enthalten sind, die über einen internen Informationskanal oder aus einem der im Gesetz vorgesehenen Gründe nicht zugelassen wurden.
2. Informationen im Zusammenhang mit Beschwerden über zwischenmenschliche Konflikte oder die ausschließlich den Hinweisgeber und die von der Mitteilung oder Offenlegung betroffenen Personen betreffen.
3. Informationen, die bereits vollständig öffentlich verfügbar sind oder die bloße Gerüchte darstellen.
4. Informationen, die sich auf Handlungen oder Unterlassungen beziehen, die nicht in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen.
VII. VERTRAULICHKEIT UND DATENSCHUTZ
Die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die vorgelegten Unterlagen und sonstige in der Meldung enthaltene Informationen, die personenbezogene Daten enthalten, werden von den Verantwortlichen des Hinweisgeber-/Meldekanals vertraulich behandelt, mit dem Ziel, der Verpflichtung zur Untersuchung und Bearbeitung der erstatteten Meldung nachzukommen sowie die gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen, die im Gesetz 2/2023 vom 20. Februar zur Regelung des Schutzes von Personen, die über Verstöße gegen Rechtsvorschriften informieren, und zur Korruptionsbekämpfung festgelegt sind.
Personenbezogene Daten, deren Relevanz für die Bearbeitung einer bestimmten Information nicht offensichtlich ist, werden nicht erhoben oder, falls sie versehentlich erhoben werden, ohne unangemessene Verzögerung gelöscht.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt unter Wahrung der Einhaltung des Gesetzes 2/2023 vom 20. Februar zur Regelung des Schutzes von Personen, die über Verstöße gegen Rechtsvorschriften informieren, und zur Korruptionsbekämpfung, der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016, des Organgesetzes 3/2018 vom 5. Dezember über den Schutz personenbezogener Daten und die Gewährleistung der digitalen Rechte sowie des Organgesetzes 7/2021 vom 26. Mai über den Schutz personenbezogener Daten, die zum Zwecke der Verhütung, Aufdeckung, Untersuchung und Verfolgung von Straftaten und der Vollstreckung strafrechtlicher Sanktionen verarbeitet werden.
Der Zugang zu den im internen Informationssystem enthaltenen personenbezogenen Daten ist beschränkt auf:
a) Den Verantwortlichen des Systems und denjenigen, der es unmittelbar verwaltet.
b) Den Verantwortlichen der Personalabteilung oder das ordnungsgemäß benannte zuständige Organ, jedoch nur, wenn die Ergreifung disziplinarischer Maßnahmen gegen einen Mitarbeitenden in Betracht kommen könnte.
c) Den Verantwortlichen der Rechtsabteilung der Einrichtung oder Organisation, falls die Ergreifung rechtlicher Maßnahmen in Bezug auf die in der Mitteilung geschilderten Sachverhalte in Betracht kommt.
d) Die gegebenenfalls benannten Auftragsverarbeiter.
e) Den Datenschutzbeauftragten.
Die Daten können der Rechtsabteilung, Rechtsanwälten, Justizorganen sowie den Sicherheitskräften und -korps des Staates zur Kenntnis gebracht werden, falls eine der eingegangenen Informationen als Straftat oder als rechtliche Zuwiderhandlung irgendeiner Art eingestuft werden könnte.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Die Verarbeitung personenbezogener Daten gilt in den Fällen interner Mitteilungen als rechtmäßig aufgrund der Bestimmungen der Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016, des Artikels 8 des Organgesetzes 3/2018 vom 5. Dezember und des Artikels 11 des Organgesetzes 7/2021 vom 26. Mai, wenn gemäß den Bestimmungen der Artikel 10 und 13 des Gesetzes die Vorhaltung eines internen Informationssystems verpflichtend ist. Sofern dies nicht verpflichtend ist, wird vermutet, dass die Verarbeitung durch Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e) der genannten Verordnung gedeckt ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten gilt in den Fällen externer Kommunikationskanäle als rechtmäßig aufgrund der Bestimmungen der Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) der Verordnung (EU) 2016/679, des Artikels 8 des Organgesetzes 3/2018 vom 5. Dezember und des Artikels 11 des Organgesetzes 7/2021 vom 26. Mai.
Rechte der betroffenen Person: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit und Widerspruch, unentgeltlich per E-Mail an: canalcomunicacion@koroshi.tv in den gesetzlich vorgesehenen Fällen.
Aufbewahrung: Die Daten werden für die gesetzlich festgelegte Frist zur Bearbeitung des Verfahrens (3 Monate) sowie für den zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen erforderlichen Zeitraum aufbewahrt oder sofern es erforderlich ist, einen Nachweis über die Verwaltung des Kanals zu erbringen. Die betroffene Person hat ihrerseits das Recht, eine Beschwerde bei der AEPD unter www.aepd.es einzureichen, um den Schutz ihrer Rechte zu beantragen.
VIII. KOMMUNIKATION UND SENSIBILISIERUNG
Es werden regelmäßige Schulungen und Sensibilisierungskampagnen durchgeführt, um eine Kultur der Integrität und Transparenz zu fördern und die Mitarbeitenden und anderen interessierten Parteien über den Hinweisgeberkanal zu informieren.
Das Unternehmen verpflichtet sich, diese Richtlinie an alle Mitarbeitenden und interessierten Parteien zu verbreiten und sie regelmäßig zu aktualisieren, um ihre Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften zu gewährleisten.
Juni 2023.
